Cross Mentoring: op weg naar een inclusieve Rijksoverheid

Cross Mentoring: op weg naar een inclusieve Rijksoverheid

De slotbijeenkomst van Cross Mentoring programma op 13 juni 2019 stond in het teken van ervaringen en leerpunten delen en aanbevelingen doen voor een vervolg. Een jaar lang hadden vijftien koppels van talentvolle medewerkers met een migratieachtergrond (mentees) en ervaren leidinggevenden bij de rijksoverheid (mentoren) intensief contact met elkaar. Verdieping in de achtergrond en waarden van de ander leverde alle deelnemers veel op. Wat zijn de volgende stappen op weg naar een inclusieve Rijksoverheid?

Ervaringen van drie koppels mentee-mentor

Yenal Cevik, adviseur techniek Rijkswaterstaat en Rien van Immerseel, directeur bedrijfsvoering Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (ministerie LNV)

Yenal leerde van Rien om zichzelf meer te laten zien. ‘Ik heb mijn Turkse achtergrond lang onderdrukt. Het leek me van geen toegevoegde waarde voor mijn werk. Maar ik zag dat vluchtelingen die hier werken, hun afkomst en achtergrond wel deelden en dat dat warm werd ontvangen. Zo ben ik mijn achtergrond ook meer gaan delen.’ Ook leerde hij om zijn privéleven te koesteren en dat niet altijd op te offeren voor het werk. Voor Rien was deelname ook waardevol. ‘In onze gesprekken heb ik veel geleerd over de Turkse cultuur. Je wisselt uit: hoe speelt je culturele achtergrond mee in je werk, hoe denken we over autoriteit, hiërarchie en vrijheid?’

Foto van Rien en Yenal

Rien en Yenal

Naima Khoulali, leidinggevende Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (ministerie EZK) en Wilbert van de Griendt, directeur Dienstverlening, Samenwerkingsverbanden en uitvoering (ministerie SZW)

Naima zag Wilbert eerst als coach met wie ze kon bespreken hoe om te gaan met hiërarchie. Het hielp niet dat ze in het begin op kantoor afspraken. Naima: ‘Ik dacht: ik maak gebruik van de kostbare tijd van de directeur, dan moet ik wel goede vragen stellen. Toen ik begreep dat we een diepere laag moesten zoeken, zochten we ook een andere setting voor onze gesprekken: theedrinken en uit eten gaan.’ Voor Wilbert waren de gesprekken met Naima een ontdekkingstocht. ‘Ik vind het volstrekt normaal om aan het hogere gezag vragen te stellen, iets te vinden en iets te zeggen. Vanuit jouw achtergrond ligt dat heel anders. Ik heb geleerd dat ik in contact met anderen, van welke cultuur dan ook, moet beseffen wat de context en achtergrond is van het gedrag van die ander.’

Tamim Wakili, HR-adviseur ministerie VWS en Erik Schmieman, plv. directeur Kennis, Innovatie en Strategie (ministerie IenW)

Tamim: ‘In Afghanistan is bescheidenheid belangrijk. Je zet je eigen belang opzij voor anderen. Daar handel ik naar, ook op mijn werk. Door mijn gesprekken met Erik leerde ik daar anders mee om te gaan. Ook heb ik van hem geleerd hoe je kunt bespreken dat je last hebt van iemands gedrag.’
Erik nodigde Tamim bij hem thuis uit om het wat informeel te houden. ‘Ik leerde van Tamim dat je Afghaanse mensen geen directe feedback moet geven. Je kan beter vragen stellen of suggesties geven. Met dat soort adviezen kon ik een Afghaanse vluchteling op mijn afdeling beter begeleiden.’ Erik kwam van ver wat inclusie betreft. ‘Ik had altijd in een witte omgeving gewerkt. Ik merk wel dat de praktijk soms lastig is. Het lukte me bijvoorbeeld niet om een geschikte multiculturele kandidaat vinden voor een vacature.’

Afspiegeling van de samenleving

De belangrijkste aanbeveling van mentoren en mentees is om het programma voort te zetten. Wel zouden de mentees graag meer plenaire en intervisiebijeenkomsten met elkaar willen hebben. Dan ervaren ze dat ze niet de enige zijn die worstelen met hun achtergrond. Ook vinden ze dat er in alle lagen van de organisatie meer besef moet zijn dat inclusief leiderschap noodzakelijk is als je een afspiegeling van de samenleving wilt zijn. Daarvoor zijn voorlichting, training en cursussen voor leidinggevenden nodig.

vlnr Sheila Ramautarsingh (externe coach), Marc Konings (pSG ministerie SZW), Anjenie Madho (projectleider), Marjan Hammersma (SG ministerie OCW), Karen de Boer (plaatsvervangend directeur HRM ministerie IenW), Kabita Ramroep (ondersteuner), Aginus Kalis (pSG ministerie VWS), Shefida Sahebdin (ondersteuner)

vlnr Sheila Ramautarsingh (externe coach), Marc Konings (pSG ministerie SZW), Anjenie Madho (projectleider), Marjan Hammersma (SG ministerie OCW), Karen de Boer (plaatsvervangend directeur HRM ministerie IenW), Kabita Ramroep (ondersteuner), Aginus Kalis (pSG ministerie VWS), Shefida Sahebdin (ondersteuner)

Reacties van de top

Meer instroom

Topfunctionarissen van vier deelnemende ministeries geven hun reactie op de verhalen. Ze zijn onder de indruk. Ze vinden ook dat het programma in wat voor vorm dan ook voortgezet moet worden. Gesprekken zoals die van mentees en mentoren moeten op elk niveau worden gevoerd, maar dat moet georganiseerd worden. ‘Spread the word’, zeggen ze dan ook. ‘Draag uit wat in dit programma gebeurt en hoe dat bijdraagt aan je eigen ontwikkeling en aan die van de organisatie.’ Werk maken van meer instroom vinden ze ook belangrijk. Marjan Hammersma, SG van ministerie OCW: ‘Daarvoor moeten we er eerst op uit via universiteiten en andere netwerken. Zijn we wel een aantrekkelijke werkgever als overheid? Daar hebben we jullie tips hard voor nodig.’ Marc Konings, pSG van ministerie SZW, wil het Cross Mentoring programma graag opnemen in het leiderschapsprogramma voor leidinggevenden. ‘Leiderschap vraagt bewustzijn van je eigen vooroordelen. Iedereen in een selectiecommissie moet een cursus volgen over selecteren zonder vooroordelen.’

Inzichten en aanbevelingen van de coach

Aanpassen

Als externe coach was Shielta Ramautarsing het hele jaar betrokken bij het Cross Mentoring programma. Ze gaf trainingen zowel aan mentoren als aan mentees, coachte elke mentor persoonlijk in een aantal gesprekken, gaf supervisie in gezamenlijke bijeenkomsten van mentees en mentoren.
Ze ziet dat de mentees en mentoren in een jaar veel geleerd hebben. Zo werden de mentees zich ervan bewust dat ze steeds tussen hun eigen omgeving en de andere omgeving aan het pendelen zijn en zich altijd aanpassen. De mentoren kregen zicht op hun eigen ‘witte bubbel’. Die hadden geen idee dat de mentees zich zo aanpasten.

In gesprek over waarden

Inclusief leidinggeven betekent volgens Shielta dat je het niet over gedrag hebt, maar over de waarden waaruit dat gedrag voortkomt. Dat deden mentoren en mentees. Ze gingen en bleven met elkaar in gesprek, ook al was er soms sprake van angst, onveiligheid, (voor)oordelen of onbegrip. Dat kan alleen als beide partijen elkaar als gelijkwaardig zien en elkaar blijven bevragen. De top heeft daarin een voorbeeldfunctie. Maar voor het slagen van diversiteit en inclusie (D&I) is ook nodig dat mentees en mentoren uitdragen wat werken aan D&I oplevert en het programma zichtbaar maken.

Tijd voor persoonlijke ontwikkeling

Tijd maken voor D&I bleek moeilijk voor de mentees en mentoren, merkte Shielta. Ze zijn gewend dat ze worden afgerekend op de inhoud van hun werk en niet op persoonlijke ontwikkeling. Van haar acht aanbevelingen is de belangrijkste dan ook: Maak van de factor ‘tijd voor persoonlijke ontwikkeling op het gebied van D&I’ een resultaat waar verantwoording over afgelegd wordt. Daar zijn de vier (p)SG’s het van harte mee eens.

foto met daarop Wilbert en Naima

Wilbert en Naima

Rolmodellen

Na evaluatie wordt bekeken in welke vorm het programma wordt voortgezet. Dát het een vervolg krijgt, staat wel bijna vast. Dat is het voornemen van projectleider Anjenie Madho en ze krijgt de steun van de SG’s van de deelnemende ministeries en van het A+O-fonds Rijk. Ze vinden het hard nodig. ‘We hebben bij de rijksoverheid meer instroom nodig van talenten met een migratieachtergrond’, zegt Anjenie. ‘Maar die vinden ons als werkgever onder meer aantrekkelijker als ze zien dat er mogelijkheden zijn voor doorstroom. Dus hebben we rolmodellen nodig van zulke talenten die zich ontwikkeld hebben naar een hoge functie. Die rolmodellen komen er bijvoorbeeld door programma’s als Cross Mentoring. Alleen zo krijgen we instroom van multicultureel talent en alleen zo komen we ook in de hogere functies tot een meer inclusieve rijksoverheid.’

Het Cross Mentoring programma

Het Cross Mentoring programma startte in mei 2018. Het is opgezet vanuit het A+O fonds Rijk door IenW, in samenwerking met Multicultureel Netwerk Rijksambtenaren (MNR) en vijf andere departementen: VWS, SZW, EZK, OCW en LNV. De doelen voor zowel mentees als mentoren waren talent- en leiderschapsontwikkeling en van elkaar leren wat inclusie betekent. Elke mentor en mentee voerden samen minstens zes gesprekken. Er waren workshops voor mentoren, workshops voor mentees, supervisie- en netwerkbijeenkomsten en coachingsgesprekken met een externe coach. Het algemene doel van het programma was diversiteit en inclusie bij de (Rijks)overheid bevorderen.

De topfunctionarissen van de vier ministeries

De topfunctionarissen van de vier ministeries