Handreiking COVID-19 kantoren Rijksoverheid

  1. Algemene uitleg over COVID-19
  2. Wat staat er in de Arbowet over COVID-19?
  3. Beleid
  4. Voorkomen van besmettingen COVID-19
  5. Herkennen van COVID-19
  6. Aanpakken van COVID-19
  7. Voorlichting en instructie

1. Algemene uitleg over COVID-19

Pandemie
Eind 2019 werd de ziekte COVID-19 voor het eerst opgemerkt in China. De ziekte verspreidde zich vervolgens in drie maanden tijd naar andere delen van de wereld. In 2020 leidde dit tot de coronapandemie.

Symptomen
Het coronavirus (SARS-CoV-2) veroorzaakt de ziekte COVID-19. Deze ziekte kan luchtwegklachten en koorts veroorzaken en in ernstige gevallen ademhalingsproblemen. In het bijzonder mensen die behoren tot de risicogroepen, hebben een grotere kans op ernstige complicaties bij besmetting door COVID-19.

Veel voorkomende symptomen bij COVID-19 zijn:

  • verkoudheidsklachten (zoals neusverkoudheid, loopneus, niezen, keelpijn);
  • hoesten;
  • benauwdheid;
  • verhoging of koorts;
  • plotseling verlies van reuk en/of smaak.

Actuele informatie is te vinden op de website van het RIVM.

Wijze van overbrengen
Het virus verspreidt zich van mens tot mens door middel van druppels (aerosolen). Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij hoesten, niezen, praten en schreeuwen. Door afstand te houden is de kans kleiner dat mensen elkaar besmetten en het virus zich verspreidt. Wanneer mensen gedurende langere tijd in een slecht geventileerde ruimte zijn, is overdracht via aerosolen mogelijk.

Meer informatie over verspreiding van het virus is te vinden op de RIVM-site.

Handreiking COVID-19 in kantoren
Sinds voorjaar 2022 heeft het coronavirus een endemisch karakter. Dat betekent dat het naar verwachting blijft circuleren. In deze handreiking staan sectorbrede afspraken over preventieve maatregelen om blootstelling aan en besmetting met het coronavirus en met toekomstige virussen zoveel mogelijk te voorkomen bij het werken in kantoren.
De afspraken zijn enerzijds basale maatregelen die altijd gelden om infectieuze ziekten zoals COVID-19 te voorkomen. Anderzijds worden maatregelen gegeven bij op- en afschaling van landelijke coronamaatregelen. Met de Groepsondernemingsraad van het RIJK is een werkwijzer afschalen maatregelen COVID-19 gemaakt. [link naar bijlage 1]

Ook op de momenten dat er geen verplichte maatregelen meer gelden tegen het coronavirus, blijft het van belang respect te hebben voor elkaars overwegingen en gevoel. Dan geldt voor iedereen: gebruik de basisregels als uitgangspunt en houd anderhalve meter afstand als iemand dat wil.

Op het moment dat het virus oplaait en de Rijksoverheid aangeeft dat aanscherping van de landelijke coronamaatregelen noodzakelijk is, moeten de ‘afspraken bij opschaling’ worden nageleefd. Wanneer er weer versoepeld kan worden, worden de ‘afspraken bij afschaling’ toegepast. De afspraken zijn zo geformuleerd dat ze ook bij eventueel toekomstige pandemieën ingezet kunnen worden.

Onder ‘kantoren’ wordt verstaan: de panden waar hoofdzakelijk administratief (beeldscherm)werk wordt uitgevoerd.

Naast kantoren beschikt de Rijksdienst ook over een groot aantal bijzondere gebouwen: de zogenoemde specialties, waaronder gevangenissen, laboratoria en bijzondere objecten van Rijkswaterstaat. In de meeste van deze specialties vinden vitale processen plaats. Departementen zijn verantwoordelijk voor maatregelen in de specialties. De specialties vallen buiten de context van deze handreiking, maar ze moeten hetzelfde aantoonbare beschermingsniveau hebben. Wel kan deze handreiking als inspiratiebron worden gebruikt om preventieve maatregelen te nemen in specialtygebouwen. Het gaat dan minimaal om ventilatie-eisen en algemene maatregelen.

Het is van belang dat de gemaakte afspraken over het gebruik van kantoren strikt worden nageleefd. Van gebruikers van de kantoorpanden wordt verwacht dat ze elkaar ondersteunen in het toepassen van de afspraken.

De pandgebonden (concern)dienstverleners hebben een monitorings- en signaleringsfunctie. Signalen van onveilig gedrag en afwijkingen van gemaakte afspraken worden direct gemeld en besproken met degene die voor het betreffende onderdeel is aangewezen als coronaverantwoordelijke. Er worden dan in onderling overleg maatregelen getroffen.

Actualiteit handreiking
De kennis over COVID-19 en de daarbij behorende maatregelen zijn aan verandering onderhevig. In deze handreiking wordt daarom op meerdere plaatsen verwezen naar de actuele informatie via een link.

2. Wat staat er in de Arbowet over COVID-19?

De werkgever heeft de verplichting om ongezonde en onveilige situaties zoals besmetting met COVID-19 te voorkomen, te vermijden of de gevolgen te beperken. Deze verplichtingen zijn vastgelegd in artikel 3 (de werkgever draagt zorg voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers) en artikel 5 (inventarisatie en evaluatie van risico’s) van de Arbowet.

In artikel 8 van de Arbowet zijn voorlichting, onderricht en toezicht opgenomen. Daarnaast hebben werknemers de verplichting om in alles wat ze doen en laten op de arbeidsplaats, te letten op hun eigen veiligheid en gezondheid en die van anderen. Dat gebeurt in overeenstemming met ieders opleiding en met de instructies die de werkgever geeft. Deze verplichtingen zijn vastgelegd in artikel 11 van de Arbowet.

3. Beleid

3.1. Afspraken beleid

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
Werkgevers hebben de plicht voor goede arbeidsomstandigheden te zorgen, in samenspraak met werknemers. In het kader van biologische agentia, zoals het coronavirus, heeft de werkgever de wettelijke verplichting verspreiding van het biologisch agens zoveel mogelijk op de kantoorwerkplek te voorkomen en er beleid op te voeren.
Een werkgever is verplicht een RI&E met een plan van aanpak op te stellen om alle arbeidsrisico’s binnen de organisatie in kaart te brengen (artikel 5 Arbowet). In het plan van aanpak wordt beschreven op welke wijze deze risico’s worden beheerst. Daarin horen ook risico’s op besmettingen, zoals die op besmetting en verspreiding van het COVID-19-virus.
Als uitwerking van de RI&E zijn pandplannen opgesteld waarin maatregelen staan om blootstelling aan infectieziekten zoals COVID-19 te voorkomen. De maatregelen die staan in het pandplan en/of protocol, maken deel uit van het plan van aanpak van de RI&E.

a) RI&E en pandplan
De werkgever heeft de wettelijke verplichting verspreiding van het coronavirus zoveel mogelijk te voorkomen op de kantoorwerkplek en moet daarop beleid voeren. Er moet een actuele RI&E zijn waarin de risico’s van COVID-19 staan beschreven. In het plan van aanpak moeten maatregelen, verantwoordelijke personen en een termijn zijn opgenomen. Als uitwerking van de RI&E zijn de noodzakelijke maatregelen om werknemers op een veilige manier op kantoor te laten werken beschreven in het pandplan voor Rijkskantoren. Ook de maatregelen om werknemers veilig te laten reizen moeten worden beschreven in de RI&E. Die gelden voor werknemers die vanwege de continuïteit van kritische overheidsprocessen of andere relevante redenen niet vanuit huis kunnen werken

Pandplan

  • Elke organisatie is verplicht een RI&E te hebben, waarin alle arbeidsrisico’s in kaart zijn gebracht. Daarin horen ook de risico’s op besmetting met en verspreiding van het COVID-19-virus (of een ander virus). Het plan van aanpak RI&E beschrijft de maatregelen die genomen worden om de risico’s op te lossen. Veel organisaties hebben de maatregelen om besmetting te voorkomen, voortkomend uit de RI&E, uitgewerkt in een pandplan. Voor elke organisatie is het van belang dat de maatregelen staan beschreven die worden ingezet op het moment dat de Rijksoverheid aangeeft dat opschaling van de maatregelen noodzakelijk is.
  • De RI&E en het plan van aanpak moeten ter toetsing worden voorgelegd aan een gecertificeerde arbodienst of een gecertificeerde arbo-kerndeskundige. Zij beoordelen of de RI&E en het plan van aanpak compleet en betrouwbaar zijn en of die uitgaan van de huidige stand van wetenschap en techniek.

Bij de maatregelen die worden getroffen bij een pandemische uitbraak zoals COVID-19, wordt het protocol voor de Rijksdienst als leidraad gebruikt. De maatregelen maken deel uit van het plan van aanpak RI&E en moeten periodiek geactualiseerd worden als er aanleiding voor is. Aanleidingen kunnen zijn: de ervaringen die ermee zijn opgedaan, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden, of de laatste stand van de wetenschap, politieke besluitvorming en professionele dienstverlening.

De totale bruikbare capaciteit van kantoren zal sterk afnemen wanneer afstandsmaatregelen worden ingevoerd. De precieze afname van de capaciteit verschilt per pand en is onder meer afhankelijk van de indeling van de kantoorwerkgebieden, de vormgeving en omvang van decentrale ondersteunende ruimtes en de maximale (doorstroom)capaciteit van liften, trappen, tourniquets, doorgangen, en het gebruik van de zitcapaciteit in de overleg- en vergaderzalen. Met name bij panden waar sprake is van hoogbouw (waar liften worden gebruikt), waar bureaus relatief dicht op elkaar staan of waar gangen relatief smal zijn, neemt de capaciteit sterk af.

De maatregelen om de verspreiding van het coronavirus zo veel mogelijk te voorkomen staan beschreven in het plan van aanpak RI&E.

In het plan van aanpak van de RI&E moeten de volgende zaken beschreven zijn.

  • De crisisverantwoordelijke per onderdeel. De crisisverantwoordelijke speelt in op de specifieke belangen van het onderdeel binnen het pand. Ook heeft die persoon continu aandacht voor de risico’s van corona en voor een veilige werkwijze. Deze persoon ziet (mede) toe op naleving van de afspraken, op de actualiteit van het pandplan en op de aanvullende communicatie en voorlichting erover naar de werknemers.
  • Een organisatiestructuur voor crisissituaties, waarin taken en verantwoordelijkheden staan beschreven.
  • Een communicatiestructuur, zodat de communicatielijnen binnen een organisatie duidelijk zijn.
  • Uitvoering en voorlichting van de maatregelen van het pandplan specifiek gericht op werknemers met een visuele of een fysieke beperking.

b) Afspraken bij opschaling

  • Voor elk pand moet bekend zijn wat de maximale bezettingsgraad mag zijn waarbij veilig en gezond gewerkt kan worden op het moment dat een veilige afstand moet worden aangehouden.
  • Er is een inventarisatie gemaakt van plaatsen en situaties waar onvoldoende afstand aangehouden kan worden.
  • Er is duidelijk aangegeven hoeveel mensen tegelijk van de lift gebruik kunnen maken.

c) Afspraken bij afschaling

  • Het gebouwbeheer is op orde bij de opstart na een periode van lage bezettingsgraad of leegstand. Denk aan de volgende zaken:
    • het legionellabeheersplan is actueel en is uitgevoerd;
    • de luchtbehandeling/verwarming is onderhouden;
    • de verlichting is gecontroleerd op mogelijke defecten;
    • nooddeuren zijn opgenomen in de controle op toegankelijkheid.
  • Er is duidelijk aangegeven hoeveel mensen tegelijk van de lift gebruik kunnen maken.

Algemene vragen
Voor algemene vragen over bijvoorbeeld procedures, beleid of advies over het werken op kantoor tijdens COVID-19 kunnen werknemers terecht bij de eigen leidinggevende. De werknemer hoeft geen medische informatie te delen met de leidinggevende.

3.2 HandRIJKingen

Rijksbrede richtlijnen
Tijdens de pandemie zijn vanuit de Rijksoverheid richtlijnen opgesteld. Deze richtlijnen bieden handvatten voor de werkgeversaanpak en de omgang met het coronavirus. In deze richtlijnen wordt ingegaan op diverse aspecten van het werken binnen de Rijksoverheid als gevolg van de coronacrisis.
Besluitvormend gremium voor aanpassingen aan de richtlijnen en communicatie vanuit de werkgeversverantwoordelijkheid Rijk is de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst COVID-19 (ICBR COVID-19). Nieuwe versies van de richtlijnen worden via de ICBR-postbus gedeeld met ICBR-leden, NCC en de Hoge Colleges van Staat en worden voor alle werknemers toegankelijk gemaakt.
Het rijksbeleid bij een corona-uitbraak is beschreven in de Rijksbrede richtlijnen.

4. Voorkomen van besmettingen COVID-19

De Rijksdienst biedt een gezonde en veilige werkomgeving voor haar werknemers met extra aandacht voor werknemers met een kwetsbare gezondheid en andere groepen die extra nadelige effecten van de coronapandemie ondervinden (Arbowet art 3.1).

4.1. Afspraken

De Rijksdienst leeft de huidige en toekomstige preventieve maatregelen van de overheid strikt na en volgt het generiek kader coronamaatregelen en de algemene bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek, de Arbowet en het Arbobesluit.

Algemene maatregelen die voor iedereen gelden om verspreiding van het virus te voorkomen.

  • Houd gepaste afstand en zorg voor een goede en/of voorgeschreven hygiëne.
  • Hoest en nies in de elleboog.
  • Blijf thuis in quarantaine in situaties die aangegeven zijn door de overheid.
  • Kom niet naar het werk (op kantoor) bij:
  • verkoudheidsklachten;
  • hoesten;
  • benauwdheid;
  • verhoging of koorts;
  • plotseling verlies van reuk en/of smaak.
  • Zorg voor voldoende ventilatie.

Behalve van de algemene maatregelen om verspreiding van het virus te voorkomen wordt ook uitgegaan van de arbeidshygiënische strategie (Arbobesluit, artikel 4.4).

5. Herkennen van COVID-19

Niet van toepassing

6. Aanpakken van COVID-19

6.1. Werkplekken

6.1.1. Afspraken bij opschaling
Het werk is zo georganiseerd dat de voorgeschreven afstand dan wel gewenste afstand mogelijk is.

  • Tussen werkplekken is de voorgeschreven ruimte gemaakt. Dat geldt ook voor overlegruimtes, pauze- en wachtruimtes.
  • Wanneer werkzaamheden aantoonbaar niet georganiseerd kunnen worden met gepaste dan wel voorgeschreven afstand, maar ook niet uitgesteld kunnen worden, dan zijn extra maatregelen nodig die een vergelijkbaar niveau opleveren van gezond en veilig werken. Bij het bepalen van dat alternatief moet de arbeidshygiënische strategie worden gevolgd.
  • Loop- en transportroutes zijn zo aangelegd dat zo min mogelijk ‘gekruist’ wordt met andere routes of personen (bijvoorbeeld eenrichtingverkeer).
  • Crisismaatregelen en -procedures zijn vertaald naar gedragsregels, zodat alle werknemers weten wat ze moeten doen. Afhankelijk van de locatie kunnen specifieke gedragsregels per functie of team gelden (denk bijvoorbeeld aan de Rijksschoonmaakorganisatie, de Rijksbeveiligingsorganisatie, derden, baliefunctie, postbezorging, e.d.).
  • Voor de meeste werknemers gelden de algemene vestigingsafspraken waarover ze geïnformeerd zijn, die makkelijk terug te vinden zijn op intranet én die in het pand duidelijk staan aangegeven.

6.2. Bezoek

6.2.1. Afspraken bij opschaling

  • Bezoek wordt zo veel mogelijk beperkt.
  • Bezoek krijgt consequent vooraf informatie over de geldende regels.
  • De mogelijkheden om het fysiek contact beperkt te houden of anders te organiseren zijn beschreven, bijvoorbeeld digitaal.
  • De maatregelen om bezoek te kunnen ontvangen zijn genomen. Denk hierbij aan de aanmeldprocedure, de eis aan fysieke bezoekers dat ze alleen mogen komen als ze geen gezondheidsklachten hebben, de beschikbare ruimten voor bezoek, de beperking van bezoekbewegingen binnen een pand door bezoek zo mogelijk dicht bij de ingang te ontvangen.
  • Bezoekerspassen worden direct na inname schoongemaakt.
  • Preventieve maatregelen in het kader van de (COVID-19-)pandemie mogen geen invloed hebben op de vluchtmogelijkheden bij calamiteiten.

6.3. Bedrijfshulpverlening

6.3.1 Afspraken bij opschaling
De BHV-organisatie is afgestemd op het COVID-19-besmettingsrisico inclusief ontruiming.

  • De taken en nadere afspraken over COVID-19 van de BHV-organisatie zijn beschreven in het BHV-plan.
  • De BHV’ers zijn op de hoogte van de taken en afspraken.
  • De bezetting van de BHV-organisatie is op orde. Dat wil zeggen dat de aanwezigheid van BHV’ers en opvolging van calamiteiten is gewaarborgd, ook als maar een deel van de werknemers op de werkplek aanwezig is. Bij onvoldoende aanwezigheid van BHV’ers kan de consequentie zijn dat (delen) van panden moeten worden gesloten.
  • De richtlijn van de reanimatieraad is bekend bij de BHV’ers.
  • Wanneer er sprake is van een voorgeschreven route of van eenrichtingsverkeer, dan weten werknemers en andere aanwezigen in het pand dat ze bij een ontruiming altijd de kortste vluchtweg naar buiten moeten nemen.
  • Hygiëne bij gebruik van communicatieapparatuur en hulpmiddelen krijgt extra aandacht.
  • De centrale verzamelplaats bij ontruimingen is zo nodig aangepast dan wel afgeschaft met het oog op de afstand.

6.4. Fietsenstalling en garage

6.4.1 Afspraken bij opschaling

  • De fietsenstalling en garage is op een veilige wijze te bereiken en te verlaten door:
    • een duidelijke aanduiding van de route en verplichtingen;
    • de voorgeschreven afstand aan te houden;
    • elkaar de ruimte te geven;
    • aanvullende voorzieningen aan te brengen, zoals eenrichtingsverkeer, afscheiding, e.d.
  • Als bezoekers mogen of kunnen parkeren in de garage, dan is voorlichting gegeven over de preventieve maatregelen in het kader van COVID-19.
  • Gebruikers van dienstfietsen maken de contactpunten voor en direct na gebruik schoon met middelen die in de fietsenstalling ter beschikking staan.
  • Gebruikers van dienstauto’s en andere specifieke werkplekken zorgen voor voldoende ventilatie en maken de werkplek voor en direct na gebruik schoon met middelen die ter beschikking gesteld zijn voor dit doel.

6.5. Schoonmaak

6.5.1 Afspraken bij opschaling

De schoonmaakorganisatie werkt volgens het RIVM-protocol. De contractuele afspraken voor het betreffende pand worden aangehouden, waarbij rekening wordt gehouden met de bijzondere omstandigheid van COVID-19. Denk hierbij aan verminderde schoonmaak op verdiepingen waar geen activiteiten plaatsvinden en intensivering van schoonmaak daar waar grote logistieke stromen van gebruikers zijn. Hierover is periodiek afstemming tussen de concerndienstverlener en de schoonmaakorganisatie.

Werkplek

  • De gebruiker reinigt zelf zijn werkplek voor het begin van zijn werk en wanneer hij de werkplek voor langere tijd verlaat.
  • Wat moet worden schoongemaakt van de eigen werkplek, zijn de contactpunten van stoel, bureau, toetsenbord, muis en beeldscherm.
  • De werkgever stelt reinigingsmiddelen (zonder ethanol) ter beschikking waarmee de werkplek kan worden gereinigd. De ruimtes van de werkplekken worden voorzien van een duidelijke handleiding voor de gebruiker voor de schoonmaak van de gehele werkplek.
  • Er is duidelijk aangegeven waar de schoonmaakmiddelen staan en waar gebruikte doekjes weggegooid moeten worden.
  • Bij een mogelijk besmettingsgeval volgt de Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) de richtlijnen van het RIVM.
  • Extra aandacht is er voor het schoonmaken van contactoppervlakken als buitenlift, intercom, bel, reling oprit, deurklinken, trapleuningen, licht- en liftschakelaars, kranen, sanitair, balies, telefoontoestellen, koffiezetapparaten, kopieerapparaten en printers.
  • Er is duidelijk aangegeven welke middelen waar aanwezig zijn en hoe bijgehouden wordt of er voldoende middelen aanwezig zijn. Het gaat om handdoekjes, zeep, gel (zonder ethanol).

6.6. Kwetsbare groepen

6.6.1 Afspraken
De Rijksoverheid biedt een gezonde en aanvaardbaar veilige werkomgeving voor haar werknemers met extra aandacht voor werknemers met een kwetsbare gezondheid (Arbowet artikel 3 lid 1). Hiervoor wordt de RIVM-risicogroepclassificatie toegepast.

De bedrijfsarts geeft advies over de hoogrisicogroepen (vastgesteld door RIVM) bij vragen over de inzetbaarheid.
Met medische vragen en vragen over COVID-19 in het bijzonder kunnen werknemers terecht op het arbospreekuur van de bedrijfsarts. Met gezondheidsklachten of zorgen over de gezondheid kunnen werknemers contact opnemen met de bedrijfsarts.
Daarnaast biedt de bedrijfsarts ondersteuning bij re-integratietrajecten.

De Arbowet verplicht werkgevers om blootstelling aan ziekmakende agentia bij werknemers te voorkomen. En ‘daar waar de werknemer gevoeliger is voor nadelige effecten op de gezondheid dient aanvullende bescherming te worden geboden’. De Arbowet eist van werkgevers dat ze extra aandacht besteden aan zwangere vrouwen met het oog op beroepsgebonden gezondheidsrisico’s voor de medewerkster en het ongeboren kind (artikel 1.42 Arbobesluit).

6.7. Persoonlijke beschermingsmiddelen

6.7.1 Afspraken
Wanneer de basismaatregelen (zie hoofdstuk 4) voldoende zijn om veilig te kunnen werken in de kantoren, dan zijn aanvullende persoonlijke beschermingsmiddelen niet nodig. Op het moment dat werknemers werkzaamheden moeten uitvoeren waarbij verhoogde blootstelling mogelijk is, dan moet de arbeidshygiënische strategie worden toegepast. Als bronmaatregelen, collectieve technische maatregelen en individuele organisatorische maatregelen onvoldoende resultaat hebben, dan moeten persoonlijke beschermingsmiddelen worden gebruikt.

Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) (Arbobesluit art 8.3) worden in overleg met een arbeidshygiënist of andere deskundige ingezet, als vastgesteld is dat het werk niet uitgesteld kan worden en er geen andere maatregelen zijn die voldoende bescherming bieden.

6.8. Ventilatie

6.8.1 Afspraken
Ventileren is het voortdurend verversen van lucht. De buitenlucht vervangt telkens (een deel van) de binnenlucht die vervuild is door bijvoorbeeld vocht, stof en ziekteverwekkers. Ventileren is mogelijk via natuurlijke ventilatie, bijvoorbeeld door roosters, ramen of kieren, of via mechanische ventilatie (ventilatiesysteem).

  • Ventilatievoorzieningen worden goed onderhouden, ingeregeld en gebruikt.
    Over het gebruik van aanvullende ventilatiemogelijkheden adviseert de pandbeheerder in samenspraak met een materiedeskundige. Denk hierbij aan natuurlijke ventilatie door het openen van ramen of juist sluiten ervan, als de buitentemperatuur hoger wordt dan de binnentemperatuur. Uitgangspunt is de ventilatienorm zoals beschreven in de arbocatalogus Beeldschermwerk (35 m3 pp/u). Gezondheidstechnisch volgt het Rijk het ventilatieadvies van het RIVM in geval van een pandemie.
  • Om een optimale werking van het ventilatiesysteem te borgen worden ventilatieroosters niet dichtgezet of afgeplakt door werknemers.
  • Er moet voldoende ventilatie zijn in de liftkooi. De gangbare ventilatie-eis voor de liftkooi is 6 dm³/s per m² vloeroppervlakte van de liftkooi (NEN 1087).

6.8.2. Afspraken bij opschaling
Vermijd het gebruik van apparaten die een sterke luchtstroom produceren, zoals (zwenk)ventilatoren en mobiele airco’s, in ruimten waar meerdere personen samen kunnen komen en gemeenschappelijke ruimten. Als gebruik van deze apparaten toch noodzakelijk is, bijvoorbeeld omdat het zo warm wordt dat er (gezondheids)klachten kunnen ontstaan, voorkom dan dat de luchtstroom direct van de ene persoon naar de andere gaat.

6.9 Psychosociale aspecten

6.9.1 Afspraken
Pandemieën vragen mogelijk aanpassing van onze manier van werken. De coronapandemie is daarvan een voorbeeld. Denk aan de mate van flexibiliteit die wordt gevraagd, veranderende werktijden, risico’s en kansen van een mix van thuis- en kantoorwerken, samenwerken op afstand of juist in nabijheid van elkaar. Wanneer de veranderingen in het werk langdurig aanhouden, is het van belang specifiek aandacht te besteden aan de risico’s die deze veranderende werksituatie met zich meebrengen.

De veranderende manier van werken heeft invloed op het arbonbeleid dat gericht is op voorkomen of zoveel mogelijk beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA).

Bij vragen om advies of begeleiding van een bedrijfsmaatschappelijk werker, kunnen werknemers contact opnemen met bedrijfsmaatschappelijk werk of de vertrouwenspersoon van het eigen onderdeel.

Wie inzicht wil krijgen in de feitelijk aanwezige risico’s van PSA door COVID-19 en de maatregelen om die te beheersen, kan de betreffende RI&E bekijken.

Zie ook de arbocatalogus Werkdruk en overige psychosociale arbeidsbelasting.

6.10. HandRIJKingen

Medewerkersonderzoek
De werkgever past vragen in het medewerkersonderzoek aan op de actuele (COVID-19-)situatie.

Opschalingsstructuur en escalatiemodel
Om pro-actief maatregelen te nemen kan gewerkt worden met een opschalingsstructuur of escalatiemodel. Door maatregelen te koppelen aan specifieke signalen kan tijdig worden ingesprongen op een mogelijke toename van het aantal ziektegevallen. Er kan onderscheid gemaakt worden in diverse niveaus van paraatheid.

Bijvoorbeeld:

  • Fase donkergroen: rijksoverheidsgebouwen volledig open zonder maatregelen.
  • Fase lichtgroen; start griepseizoen: rijksoverheidsgebouwen volledig open met basismaatregelen en facultatief voorzorgsmaatregelen.
  • Fase oranje; continue strijd: rijksoverheidsgebouwen volledig open met basismaatregelen, voorzorgsmaatregelen en contactbeperkende maatregelen.
  • Fase rood; worst case: rijksoverheidsgebouwen niet volledig open met basismaatregelen, voorzorgsmaatregelen en contactbeperkende maatregelen.

Bijvoorbeeld:

  • Wit: Preventie, gezamenlijke maatregelen gericht op preventie.
  • Groen: Start griepseizoen in de winter, of zomerdrukte (of andere oorzaken voor oplopende drukte), inventarisatie of er sprake is van knelpunten.
  • Geel: Verzamelen en delen van (operationele) informatie tussen instellingen.
  • Oranje: delen van tactische maatregelen van een instelling.
  • Rood: Tekortschieten van lokale maatregelen waarvoor de noodzaak tot redistributie. van patiëntstromen en waar mogelijk in gezamenlijkheid strategische keuzes maken
  • Zwart: Bovenregionale afstemming.

Algemene handreiking COVID-19 SER
De algemene handreiking COVID-19 staat op de website van de SER en is interessant in geval van opschaling. Werkgeversorganisatie VNO-NCW en vakcentrales FNV en CNV hebben samen een handreiking opgesteld voor werkgevers en werknemers om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Met deze handreiking kunnen zij per sector maatregelen afspreken om zo veilig mogelijk te werken. De handreiking COVID-19 besteedt speciaal aandacht aan maatregelen tegen het coronavirus die in de RI&E opgenomen kunnen worden.

7. Voorlichting en instructie

Werkgevers zijn verplicht om hun personeel goed voor te lichten over het werk dat ze doen en over de daaraan verbonden veiligheids- en gezondheidsrisico’s. Werknemers zijn van hun kant verplicht tot deelname aan de voorlichting.

7.1. Afspraken

  • De werkgever licht voor waar werknemers terecht kunnen met vragen over COVID-19 en bij wie ze terecht kunnen wanneer preventieve afspraken niet worden nagekomen.
  • De basisregels om besmetting tegen te gaan zijn vastgelegd en gecommuniceerd met de werknemers. Deze maatregelen zijn zichtbaar aangebracht in het pand (zie algemene maatregelen onder hoofdstuk 4).
  • De werkgever zorgt voor informatie en voorlichting over de consequenties van de pandemie voor het werk.
  • De werkgever stelt kaders voor uitvoering van het werk in de veranderde werkcontext.
  • Leidinggevenden hebben kennis van en zijn alert op signalen van werknemers die vast kunnen lopen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld werkdruk, bore-out, balans werk-privé, gebrek aan sociale cohesie. De verdere uitwerking van deze maatregel is opgenomen in de arbocatalogus werkdruk en overige PSA.
  • Leidinggevenden gaan tijdens (voortgangs)gesprekken nader in op de persoonlijke situatie van de werknemer, onder meer over onderwerpen als:
    • arbeidsinhoud en organisatie van het werk;
    • arbeidsverhoudingen (cultuur);
    • arbeidsvoorwaarden inclusief het opnemen van aansluitend verlof;
    • arbeidsomstandigheden (bijvoorbeeld de werkplekinrichting en de mate van rustig kunnen werken);
    • sociale cohesie.
  • Werknemers zijn voorgelicht over deskundigen die ze zelfstandig kunnen benaderen met vragen en/of knelpunten (zoals bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werkers, vertrouwenspersoon, arbo-deskundige, teamleider). Voorlichting gebeurt in ieder geval via intranet per onderdeel, via het introductieprogramma voor nieuwe en tijdelijke werknemers en via periodieke aandacht over PSA-onderwerpen in nieuwsbrieven en/of workshops tijdens werkoverleggen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uitleg over de Gedragscode Integriteit Rijk door een vertrouwenspersoon tijdens een werkoverleg.
  • Werknemers zijn voorgelicht over de eigen verantwoordelijkheid om tijdig knelpunten te signaleren en te bespreken met de leidinggevende.
  • De werkgever onderzoekt regelmatig de PSA van werknemers tijdens de pandemie.