Toolbox

Hetzelfde werk met minder mensen. Gebrek aan professionele ruimte. Weinig waardering. Bezuiniging op bezuiniging. Geen tijd meer om je échte werk te doen. In dit traject van het A+O fonds Rijk zijn ambtenaren zelf aan de slag gegaan met oplossingen om te helpen #Zorgendathetpast.
Op 31 oktober 2013 ging #Zorgendathetpast van start met een energieke werkconferentie, waar de belangrijkste ambtenaren werden uitgewerkt. Zo werden in totaal vijf knelpunten gekozen, waar we in het verdere traject mee aan de slag zijn gegaan:

• gebrek aan ruimte voor de professional
• het niet serieus worden genomen door het systeem
• het onvoldoende delen van kennis
• gebrek aan (professionele) feedback
• te veel en weinig effectief vergaderen, ofwel oeverloos gezwam!

De afgelopen paar maanden hebben vijf ideeteams keihard gewerkt om te komen met oplossingen voor de belangrijkste knelpunten die medewerkers van het Rijk tegenkomen in hun werk. Hieronder vind je het resultaat  van hun inspanningen.

Ideeteam ‘Gedeelde Kennis = Kracht’

De overheid werkt erg versplinterd en kennis wordt onvoldoende gedeeld. De kans is groot dat het wiel steeds weer opnieuw wordt uitgevonden en de dienstverlening van de overheid inconsistent en niet klantgericht is. Tijd en geld kan volgens ons veel efficiënter worden ingezet. Gedeelde kennis is kracht!

Knelpunt: Hoe kunnen we als overheid onze ervaringen en kennis delen om elkaars dienstverlening te verbeteren? Oplossing: Het #dtd-initiatief, oftewel: #durftedelen. De oplossing zit hem in het creëren van een omgeving waarin je moeiteloos de juiste persoon vindt die door diens kennis en ervaring voor jou misschien wel het antwoord heeft! Het vinden en gevonden worden is de sleutel voor succes! Het #DTD team gaat ervoor zorgen dat jij vindt en gevonden wordt! Download tool:
#DTD poster (, 153,0 KB)

Ideeteam ‘De Heliumfactor’

We zijn te lief voor elkaar op de werkvloer. Aanspreken gebeurt niet of te weinig om uiteenlopende redenen: gebrek aan vaardigheden, weinig vertrouwen, angst voor baan, etc. Door te leren feedback te geven en feedback te ontvangen kunnen we het onderling vertrouwen creëren dat nodig is om mensen boven zichzelf uit te laten stijgen. Dat noemen we “de heliumfactor". Heb jij de heliumfactor? Knelpunt: Hoe kunnen we elkaar om feedback vragen om in je werk boven jezelf uit te stijgen? Oplossing: Kaarten met spelregels, tips en opdrachten voor feedback vragen, waardoor we ruimte creëren om te groeien en te bloeien. Zo krijg je zelfinzicht en blijf je zelfkritisch. Daarmee komt de juiste mens op de juiste plek en dragen we uiteindelijk bij aan de integere overheid. Deel je ervaringen via #feedbackvragenloont! Downloads tool:
Flyer Heliumfactor (, 128,1 KB)
Tips & Tricks kaarten (, 71,0 KB)
Opdracht kaarten (, 81,1 KB)
Flyer zwerfbestek (, 48,3 KB)
Flyer zwerfspiegel (, 47,9 KB)

Ideeteam ‘Meer ruimte voor de professional’

Bij het thema ruimte voor de professional gaat het om het nemen en krijgen van ruimte. Zowel van het management als van de professional zelf. Hoe gaan we er voor zorgen dat de controle gaat over controle op het resultaat in plaats van controle op proces (dus niet “operatie geslaagd, patiënt overleden”)?

Knelpunt: Hoe kunnen we elkaar krachtiger laten functioneren? Oplossing: Vandaag ben jij de chef-kok! Je gaat aan de slag met een team om hen te ondersteunen om krachtiger te functioneren. De deelnemers gaan aan de slag met de ingrediënten die jij ze aanreikt. Zo creëren we een inspirerende workshop met 3 stappen als een heerlijk 3-gangen menu. Uiteindelijk kan het team naar eigen smaak gerechten maken om hun werk beter uit te voeren. Als chef houd jij het overzicht en begeleid je het hele proces. In het kookboek geven we je alle ingrediënten, tools, tips en tricks om ervoor te zorgen dat een team het menu goed doorloopt.
 Dowmloads tool:
Menukaart (, 180,2 KB)
Kookboek (, 3,6 MB)

Ideeteam ‘Oeverloos gezwam’

Een groot knelpunt bij vergaderen blijkt dat onduidelijk is wat het doel van de vergadering is. Waarom zitten we bij elkaar? Hier hangen ook een aantal zaken mee samen, zoals: zitten de juiste mensen aan tafel, welke rollen vervullen deze deelnemers en welke rol heeft de voorzitter? De vergadering (en de manier waarop vergaderd wordt) zou veel efficiënter en effectiever ingericht kunnen worden als het doel van de vergadering helder is. Knelpunt: Hoe kunnen we bij elkaar komen om samen het vooraf gewenste resultaat te bereiken? Oplossing: Resultaatgericht vergaderen binnen de overheid door de 'Vergader-Wijzer’: een overzicht van drie methodieken die je kunt inzetten om de resultaten van de vergadering visueel te maken: Scrum, Live Mindmappen en Live Actielijsten gebruiken. Bekijk de tool via: www.aofondsrijk.nl/zorgendathetpast/toolbox/vergader-wijzer

Ideeteam: ‘Serieus genomen worden door het systeem’

Vanuit het knelpunt “Regel het zelf maar!” kwam naar voren dat efficiënt werken bij de rijksoverheid vaak wordt gehinderd door de bureaucratische systemen die binnen een organisatie bestaan. Het systeem neemt en neemt en neemt, maar wat krijgt de medewerker er eigenlijk voor terug? Pas als systemen de behoeften van medewerkers centraal gaan stellen, kunnen efficiënte resultaten worden bereikt. Het wordt tijd dat we serieus worden genomen door het systeem!
 Knelpunt: Hoe kunnen we (voor de zomer van 2014) zorgen dat praktijkervaringen gebruikt worden voor het verbeteren van ICT systemen? Oplossing: Voor alle medewerkers van de Rijksoverheid realiseren we communicatie richting de Secretarissen Generaal om een bijdrage te leveren aan goed werkende ICT-systemen om op die manier de kwaliteit van de dienstverlening aan de gebruiker te verbeteren. Download tool: niet van toepassing
powered by