Fase 2013 – 2016
- Kenmerkende aspecten van de eerste fase zijn:
- meer coördineren: vraag voor bedrijfsvoering articuleren;
- groei van het self service-concept;
- flexibiliteit in bezetting;
- beweging naar meer gecompliceerd werk;
- plaats- en tijdonafhankelijk werken voor managementondersteuners (het nieuwe werken);
- houding.
Meer coördineren
Het vak van managementondersteuner is sterk verbonden aan de bedrijfsvoering: managementondersteuners treden op als schakel naar facilitaire voorzieningen, ICT, inkoopsystemen, etc. Je kent de weg, articuleert de klantvraag en regelt zaken.
Nu veel aspecten van de bedrijfsvoering worden gecentraliseerd, verwijs je de medewerkers door naar het juiste loket, of stelt de vragen namens hen.
Managementondersteuners lossen niet alle problemen op maar verwijzen vooral. Je rol verschuift van uitvoerend naar meer regisserend en coördinerend.
Groei van het self service-concept
Naarmate de bedrijfsvoering verder wordt gecentraliseerd en gaat werken volgens het ‘click-call-face’-systeem, wordt het rijksbreed ingevoerde self service-concept dominanter.
De huidige vorm van P-Direkt stelt managers nog voor een behoorlijke administratieve last en leidt daarmee tot verborgen kosten (hoogingeschaalden doen laaggeschoold werk). Leidt dit tot te veel werkdruk voor de manager, dan zouden systemen zo moeten worden ingericht dat de managementondersteuner een groter deel van de taken kan overnemen. Bijvoorbeeld door declaraties in P-Direkt te zetten, waarna de manager alleen nog akkoord hoeft te geven. Voorwaarde is dat P-Direkt de processen zo inricht dat vertrouwelijke informatie is afgeschermd.
Ook bij voortgangsbewaking en stukken afdoen in het documentmanagementsysteem hebben managers en medewerkers hun eigen rollen. De processen voor elk type stukkenstroom zijn vastgelegd. De auteur (‘eigenaar’) van een nota is, geholpen met templates (formats), verantwoordelijk voor de voortgangsbewaking. Vaak heb je hier als managementondersteuner ook een rol en fungeer je als vraagbaak voor beleidsmedewerkers.
Flexibiliteit in bezetting
De taakstelling leidt tot kleinere secretariaten. Dat maakt het moeilijker om voldoende bezetting te garanderen met continuïteit in de managementondersteuning. De leden van het team staan individueel en samen voor de continuïteit. Het rooster wordt zó ingericht dat er een goede spreiding is door de week. Het team regelt onderling wie wanneer verlof opneemt. Met afspraken over achtervang wordt ook onvoorziene afwezigheid zo goed mogelijk opgevangen. Gestroomlijnde werkwijzen (volgens één handboek) dragen hieraan bij. Van elke managementondersteuner wordt flexibele inzetbaarheid verwacht, met vaste afspraken over vervanging als uitgangspunt. Omdat kennis van het primaire proces en het netwerk belangrijk zijn, val je slechts bij hoge uitzondering in bij een ander DG/account.
Beweging naar meer gecompliceerd werk
Als managementondersteuner ben je primair gericht op de manager (en daarmee gewaardeerd op schaal 6 of hoger), secundair op het ondersteunen van beleidsmedewerkers. De komende jaren worden je werkzaamheden complexer, met bijvoorbeeld taken op het terrein van:
- webbeheer;
- financieel beheer;
- onderzoekswerk;
- projectmanagement.
Specifieke taken worden nauwkeurig omschreven. Er worden werkafspraken gemaakt die aansluiten bij de wens van zowel manager als managementondersteuner en passen in de beschikbare formatie. De digitalisering en het selfservice-concept beperken eenvoudiger taken als kopiëren en kleine overleggen inplannen. Hierdoor vervallen dagvullende taakpakketten voor managementondersteuners op s.5 en verdwijnt de vraag naar dit niveau. Bovendien kunnen medewerkers van niveau s.5 niet worden ingezet als structurele achtervang voor ondersteuning van MT-leden.