Het vak van de managementondersteuner verandert. Managers worden meer zelfredzaam door digitale hulpmiddelen en door verschillende faciliteiten gaat iedereen flexibeler werken. Dit toekomstbeeld is in overleg met veel verschillende partijen opgesteld om inhoudelijk richting te geven aan de leergang, naast de functieprofielen uit het Functiegebouw Rijk. Het beschrijft drie fases tussen 2013 – 2020.
Dit toekomstbeeld gaf richting aan en stelde kaders voor de te ontwikkelen rijksleergang, het doel van het project ‘Implementatie leerlijnen en loopbaanstappen managementondersteuners’.
Het tijdvak van 2013-2016 stond in het teken van bewustwording van de vakdeskundigheid: managementondersteuning is een vak! De organisatie verandert enorm:
De manager en de organisatie vragen in deze hectiek nogal wat van je. Hoe kom je op het gewenste niveau of blijf je ‘bij’ om daar aan te kunnen voldoen? Dat was de centrale vraag bij leren en ontwikkeling in deze fase. Het uitgangspunt: iedereen moet ‘alles’ kunnen.
In het tijdvak 2016-2020 groeit de generatie ‘nieuwe’ managers. Zij doen veel zelf en werken plaats- en tijdonafhankelijk. Voor de rol van de managementondersteuner betekent het dat ‘old school’ ondersteu-ning hier en daar nog steeds nodig is, maar ondersteuning ‘nieuwe stijl’ komt op de eerste plaats. Daarbij verdwijnt een groot deel van ‘klassieke’ taken als agendabeheer, telefoonbeantwoording en het begeleiden van de stukkenstroom.
Je rol verschuift naar die van ‘personal assistant’ die de manager ondersteunt om efficiënter te kunnen werken. De basis is:
Dit alles in een tijd- en plaatsonafhankelijke setting. Daarbij zijn specialisaties mogelijk, bijvoorbeeld ‘evenementen organiseren’ voor beleidsdirecties.
Deze fase vergt andere competenties en vaardigheden dan de huidige tijd. Er wordt gewerkt met prestatie-indicatoren. Daarmee kan worden gestuurd op output en resultaatafspraken. De managementondersteuner weet:
Om managementondersteuners toe te rusten voor de tweede fase wordt de rijksleergang ontwikkeld. Deze vormt de opmaat voor verdere ontwikkeling van de managementondersteuner bij het Rijk.
Het vak van managementondersteuner is sterk verbonden aan de bedrijfsvoering: managementondersteuners treden op als schakel naar facilitaire voorzieningen, ICT, inkoopsystemen, etc. Je kent de weg, articuleert de klantvraag en regelt zaken.
Nu veel aspecten van de bedrijfsvoering worden gecentraliseerd, verwijs je de medewerkers door naar het juiste loket, of stelt de vragen namens hen.
Managementondersteuners lossen niet alle problemen op maar verwijzen vooral. Je rol verschuift van uitvoerend naar meer regisserend en coördinerend.
Naarmate de bedrijfsvoering verder wordt gecentraliseerd en gaat werken volgens het ‘click-call-face’-systeem, wordt het rijksbreed ingevoerde self service-concept dominanter.
De huidige vorm van P-Direkt stelt managers nog voor een behoorlijke administratieve last en leidt daarmee tot verborgen kosten (hoogingeschaalden doen laaggeschoold werk). Leidt dit tot te veel werkdruk voor de manager, dan zouden systemen zo moeten worden ingericht dat de managementondersteuner een groter deel van de taken kan overnemen. Bijvoorbeeld door declaraties in P-Direkt te zetten, waarna de manager alleen nog akkoord hoeft te geven. Voorwaarde is dat P-Direkt de processen zo inricht dat vertrouwelijke informatie is afgeschermd.
Ook bij voortgangsbewaking en stukken afdoen in het documentmanagementsysteem hebben managers en medewerkers hun eigen rollen. De processen voor elk type stukkenstroom zijn vastgelegd. De auteur (‘eigenaar’) van een nota is, geholpen met templates (formats), verantwoordelijk voor de voortgangsbewaking. Vaak heb je hier als managementondersteuner ook een rol en fungeer je als vraagbaak voor beleidsmedewerkers.
De taakstelling leidt tot kleinere secretariaten. Dat maakt het moeilijker om voldoende bezetting te garanderen met continuïteit in de managementondersteuning. De leden van het team staan individueel en samen voor de continuïteit. Het rooster wordt zó ingericht dat er een goede spreiding is door de week. Het team regelt onderling wie wanneer verlof opneemt. Met afspraken over achtervang wordt ook onvoorziene afwezigheid zo goed mogelijk opgevangen. Gestroomlijnde werkwijzen (volgens één handboek) dragen hieraan bij. Van elke managementondersteuner wordt flexibele inzetbaarheid verwacht, met vaste afspraken over vervanging als uitgangspunt. Omdat kennis van het primaire proces en het netwerk belangrijk zijn, val je slechts bij hoge uitzondering in bij een ander DG/account.
Als managementondersteuner ben je primair gericht op de manager (en daarmee gewaardeerd op schaal 6 of hoger), secundair op het ondersteunen van beleidsmedewerkers. De komende jaren worden je werkzaamheden complexer, met bijvoorbeeld taken op het terrein van:
Specifieke taken worden nauwkeurig omschreven. Er worden werkafspraken gemaakt die aansluiten bij de wens van zowel manager als managementondersteuner en passen in de beschikbare formatie. De digitalisering en het selfservice-concept beperken eenvoudiger taken als kopiëren en kleine overleggen inplannen. Hierdoor vervallen dagvullende taakpakketten voor managementondersteuners op s.5 en verdwijnt de vraag naar dit niveau. Bovendien kunnen medewerkers van niveau s.5 niet worden ingezet als structurele achtervang voor ondersteuning van MT-leden.
Als managementondersteuner ben je de (virtuele) rots in de branding die ‘slim’ op afstand werkt, ook bij de klant. Een voorwaarde hiervoor is goed functionerende ICT. Door de taakstellingen op bedrijfsvoering zullen managementondersteuners voor meer MT-leden gaan werken, niet per definitie fysiek naast elkaar. Dat geldt niet altijd voor de directiesecretaresse (en de SG/DG secretaresse). Hun fysieke aanwezigheid zal vaker nodig zijn:
Plaatsonafhankelijk werken:
De fysieke aanwezigheid van managementondersteuners in de directe nabijheid van MT-leden wordt van minder belang als:
Waar je als managementondersteuner op afstand kunt werken, geeft je contactvaardigheid via telefoon, mail en intranet de doorslag. Hierbij zijn nieuwe competenties aan de orde als:
Uitdrukkingsvaardigheid is voor de flexibele managementondersteuner een essentiële factor.
Tijdonafhankelijk zal het werk van de managementondersteuner niet in alle opzichten worden: het tijdpad van degene die je ondersteunt is altijd leidend. In de huidige praktijk wordt van de managementondersteuner soms ook inzet gevraagd buiten de gebruikelijke kantooruren. Dat is lastig bij vaste (niet flexibele) werkroosters. Het streven is dan ook –waar mogelijk- meer flexibiliteit in werktijden, vooral voor managementondersteuners s7, 8 en 9.
Managers sturen op afstand en op resultaat. Hun rol wordt meer die van coach (vertrouwen en loslaten) en medewerkers worden meer ondernemer (vrijheid en verantwoordelijkheid). Bereikbaarheid is essentieel, van zowel managementondersteuners als managers. Belangrijk daarbij zijn:
De cultuuromslag van bezetting op de werkplek (zichtbaarheid) naar sturen op resultaat vergt tijd, om:
Zowel voor jezelf als voor de manager.
Als managementondersteuner ben je geen ‘goalkeeper’ die allerhande werk oppakt dat anderen niet uitvoeren, maar een professional met specifieke taken. De managementondersteuner:
Je houding is correct, assertief en klantgericht;
Kenmerkende aspecten van de tweede fase zijn:
Als managementondersteuner ben je een digitaal vaardige generalist. ‘Het Rijk Digitaal in 2017’ is een van de doelen van de Hervorming Rijksdienst. Dat heeft ook gevolgen voor de managementondersteuner. Je:
Managers delegeren meer operationele werkzaamheden om zich volledig te kunnen richten op de aansturing van hun team en de terugkoppeling naar hun leidinggevende. Het gaat om werkzaamheden die niet eenvoudig in de lijn kunnen worden belegd. Daardoor zie je je takenpakket zich uitbreiden en verbreden. Je verantwoordelijkheden nemen toe. Het komt voor dat de secretaresse de bevoegdheid krijgt om namens haar manager bepaalde beslissingen te nemen en acties goed te keuren. Deze ontwikkeling, om operationele taken en bepaalde beslissingsbevoegdheden te delegeren, leidt ertoe dat steeds meer organisaties ervoor kiezen om hoger opgeleide managementondersteuners in te zetten.
Het is van toenemend belang dat je in een ‘split second’ de essentie van informatie begrijpt en hierbij passende actie onderneemt. Als managementondersteuner:
Als managementondersteuner:
Als managementondersteuner ben je, net als alle medewerkers, verantwoordelijk voor je eigen kennis en vaardigheden. Leren is onderdeel van het takenpakket en daarmee niet vrijblijvend. Het leeraanbod is gericht op kwaliteitsverbetering. Het is een combinatie van trainingen, intervisie en ervaring opdoen (on-the-job). Waar nodig zijn er ook mogelijkheden voor maatwerkopleidingen en coaching.
Door passende opleidingen te volgen, krijg je een interdepartementaal erkend certificaat. Dat bevordert niet alleen de kwaliteit maar ook de mobiliteit
Het toekomstbeeld is gevormd na gesprekken met:
Het is getoetst in twee klankbordgroepsessies met managementondersteuners en managers van diverse departementen.