Bevindingen Pilot Training workshopbegeleider Sociale Veiligheid

In de brief aan de Tweede Kamer d.d. 23 mei 2019 heeft minister Ollongren van BZK in reactie op het rapport van de FNV over “Integriteit bij de overheid” laten weten dat integriteit een belangrijk uitgangspunt vormt voor het professioneel handelen van rijksambtenaren. Integriteit is immers direct verbonden met de primaire processen van de overheid en dus ook met het vertrouwen dat de samenleving in de overheid heeft. Volgens haar vraagt de samenleving van ambtenaren dat zij in hun dagelijkse werk vanuit integriteitsbesef handelen. Daarin verdienen zij volle steun.

Voor het A+O fonds Rijk was dit aanleiding om extra in te zetten op de doelstelling om een bijdrage te leveren aan de vergroting van het gevoel van sociale veiligheid bij medewerkers binnen de rijksoverheid. Op deze pagina vind je de bevindingen van de Pilot Training workshopbegeleider Sociale Veiligheid.

Rijksbreed en binnen de individuele ministeries wordt al veel aan integriteitsbeleid en integriteitsbewustzijn gedaan. De praktijk blijft echter weerbarstig. Integriteitsbeleid daadwerkelijk tot leven brengen vergt volharding en een continu streven naar verbetering. Eén van de aandachtspunten is het voeren van het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerkers over het creëren en onderhouden van een goed en sociaal veilig werkklimaat waarin open (kan) worden gecommuniceerd. Het ontstaan van botsende belangen kan zo worden voorkomen en/of vroegtijdig bespreekbaar worden gemaakt. Zo creëert men wederzijds begrip.

Het creëren van sociale veiligheid op de werkvloer gaat verder dan het voorkomen en bespreekbaar maken van ongewenste omgangsvormen. Bij ongewenste omgangsvormen denken we aan intimidatie, pesten, negeren, ongewenste intimiteiten etc., door collega’s (medewerkers en leidinggevenden).

Een gevoel van sociale onveiligheid kan van binnen de eigen organisatie ontstaan, maar ook van buiten de eigen organisatie komen, zoals agressief gedrag van burgers aan de balie of via sociale media en het daar niet over kunnen praten en het gebrek aan steun door het management. Ook een gebrek aan transparantie in besluitvormingsprocessen, je onder druk gezet voelen door een collega/leidinggevende/hogere manager, de manier waarop waardering van prestaties (niet) tot uitdrukking komt, wijze van straffen bij fouten, dragen bij aan een klimaat van sociale (on)veiligheid.

In opdracht van de Dictoraat-generaal Overheidsorganisatie (DGOO) bestonden al workshops ‘Ongewenste Omgangsvormen’ onder leiding van ervaren en kundige gespreksleiders van UBR/Personeel. Deze worden aangeboden in vijf steden, verspreid over het land (Den Haag, Amsterdam, Utrecht, Zwolle, Eindhoven). Er zijn aparte workshops voor leidinggevenden en medewerkers die aan de hand van casuïstiek en onderlinge uitwisseling van ervaringen handvatten krijgen om zelf in hun dagelijkse praktijk het goede gesprek over ongewenste omgangsvormen met hun collega’s en medewerkers te voeren. De deelnemers blijken te komen van alle ministeries en met een verscheidenheid aan schaalniveaus. Deze workshops hebben een goede tot zeer goede evaluatie en voorzien in een behoefte.

DGOO wilde onderzoeken of op dezelfde wijze workshops ‘Sociale Veiligheid’ in een behoefte kunnen voorzien. Dus ook aparte workshops voor medewerkers en leidinggevenden in vijf steden in het land via open inschrijving. Het A+O Fonds ondersteunt dit project financieel en beoogt daarmee een stevige stap te zetten in de richting van het faciliteren van de gespreksvoering over en bevordering van sociale veiligheid binnen het Rijk.

UBR Rijksconsultants heeft op verzoek van DGOO met behulp van een ‘netwerk aanpak’ een pilot uitgevoerd om dergelijke workshops ‘Sociale Veiligheid’ mogelijk te maken. Deze pilot bestond uit het opzetten van een opleiding voor workshopbegeleiders ‘Sociale Veiligheid’ samen met geïnteresseerden/betrokkenen uit de lijnorganisaties. Vervolgens deze opleiding uitvoeren en de deelnemers aan de opleiding ten minste één workshop laten begeleiden. Tot slot de ervaringen die opgedaan zijn in de opleiding en met de uiteindelijke workshops optekenen en evalueren.
Inhoud (zonder paginanummers overnemen)

1.1 De pilot
1.2 De opleiding workshopbegeleider voor analoge workshops ‘Sociale Veiligheid’
1.3 Ondersteuningsmiddelen
1.4 Geleerde lessen uit de pilot opleiding
1.5 De workshops
1.6 Opzet van de (digitale) workshop
1.7 Geleerde lessen uit de workshops
1.8 Meer informatie

1.1 De pilot

In de winter van 2019/2020 startten we met de voorbereidingen om een pilot opleiding voor workshopbegeleiders ‘Sociale Veiligheid’ op te zetten. We benaderden een aantal rijkscollega’s die persoonlijk en/of professioneel betrokken zijn bij het thema ‘Sociale Veiligheid’. En die aangaven bereid te zijn om, naast hun reguliere werk, workshops over dit thema te willen begeleiden en daarvoor een investering in scholing te willen doen. Met hen bespraken we wat zij aan opleiding nodig zouden hebben om zich voldoende geëquipeerd te voelen om dergelijke workshops te begeleiden. Daarbij werd zowel stil gestaan bij de behoefte aan kennis als aan vaardigheden.

Op basis van deze gesprekken is vervolgens een opleiding ontworpen. In bijlage 1 is de outline/factsheet van de opleiding opgenomen.
De opleiding was voorzien om in een fysieke setting te houden en zou voor de zomer van 2020 starten. Door de Coronapandemie is start van de opleiding verschoven naar september 2020. De eerste twee bijeenkomsten hebben op locatie plaatsgevonden, de laatste twee digitaal.
De opleiding is in aanvang opgezet voor het houden van (fysieke) workshops voor collega leidinggevenden en workshops voor collega medewerkers op locatie in het land. Uitnodigingen voor fysieke workshops zijn in september op het rijksportaal geplaatst maar konden vanwege Corona in fysieke vorm geen doorgang vinden.
Met de deelnemersgroep workshopbegeleiders is vervolgens verkend of en hoe een digitale vorm van de workshops mogelijk zou zijn. Er is een proef gedraaid en op basis van het succes daarvan is een draaiboek voor een online workshop gemaakt dat nu gebruikt wordt. De deelnemers aan de opleiding tot workshopbegeleider besluiten zelf of zij ook een digitale workshop willen begeleiden of dat zij enkel (als dat weer kan) workshops op fysieke locaties willen begeleiden. De meeste begeleiders hebben, na enige aarzeling, de sprong gewaagd en begeleiden de digitale sessies.

1.2 De opleiding workshopbegeleider voor analoge workshops ‘Sociale Veiligheid’

De opleiding is bedoeld voor managers, medewerkers, directeuren, adviseurs, etc., uit allerlei Rijksonderdelen, die binnen de Rijksoverheid jaarlijks een of meerdere workshops (van ca. 3 uur) willen begeleiden m.b.t. het thema ‘‘Sociale Veiligheid’’. De opzet van de opleiding (zie bijlage 2) is gericht op het aanbieden van herkenbare bouwstenen (werkvormen en werkwijze) die de deelnemers in de workshops die ze gaan begeleiden kunnen gebruiken. Bouwstenen zijn bijvoorbeeld:

  • Een theoretische en persoonlijke verkenning van het thema ‘Sociale Veiligheid’: wat is het, hoe werkt het in je eigen organisatie en hoe werkt het bij jouzelf?
  • Juridische kaders rondom sociale veiligheid.
  • Referentiekader: vanuit welk kader benader jij het thema en degene met wie je in gesprek bent? Welke andere referentiekaders zijn er en kunnen een rol spelen binnen het thema ‘Sociale Veiligheid’?
  • Het begeleiden van een groep: o Groepsdynamiek o Hoe vat je de onderstroom?
  • Interculturele communicatie (een verdieping van de referentiekaders), macht en leiderschap

De opleiding bestaat uit 1 hele startdag en 3 halve dagen, waarvan de laatste facultatief. Tussen de bijeenkomsten door bijeenkomsten (van max. 2 uur) van subgroepjes waarin eigen casuïstiek besproken kan worden. Voorts in de laatste fase van de opleiding of kort daarna 1 workshop (van max. 3 uur) begeleiden. Doorlooptijd van de hele opleiding betreft ca. 3 maanden.

1.3 Ondersteuningsmiddelen

Er is een Pleio-omgeving voor de deelnemers aan de opleiding gemaakt: in één map staat het cursusmateriaal en het bronmateriaal dat gebruikt kan worden voor de uiteindelijke workshops. Daarnaast is er een afgeschermde map voor de deelnemers aan de opleiding waarop zij onderling ervaringen en informatie kunnen delen.

1.4 Geleerde lessen uit de pilot opleiding

Samen bouwen aan de opleiding

Het werkte goed om in een vroeg stadium samen met een aantal potentiële deelnemers aan de opleiding te verkennen welke ingrediënten de opleiding moest bevatten. Deelnemers voelden zich betrokken en medeverantwoordelijk voor het welslagen van zowel de opleiding zelf als ook het kunnen realiseren van waardevolle workshops die bijdragen aan het vergroten van de sociale veiligheid. Dit maakte dat er energie en meedenkkracht beschikbaar was toen door Corona een alternatieve digitale uitvoering van de uiteindelijke workshops moest worden ontworpen. Pluriformiteit in trainers bleek waardevol.

We hebben gebruik gemaakt van drie externe partijen met specifieke kennis en expertise:

  1. Bureau Stelvio had juist bij EZK/DICTU een traject van gesprekken over een veilig en prettig werkklimaat opgezet en zij introduceerden hun methode van het ‘keukentafel´gesprek.
  2. Leila Jaffar is expert op gebied van interculturele communicatie en bracht kennis over gedrag en cultuurkenmerken van verschillende mensen en over de betekenis en waarde van non-verbale communicatie.
  3. Agnita Twigt bracht kennis over systemisch kijken en groepsdynamica en liet de leergroep daarmee oefenen. Interne expertise werd ook ingezet. Het juridisch kader en informatie over het huis van de klokkenluiders en de vertrouwenspersonen werd door een collega van J&V bestuursondersteuning toegelicht.

Het werken met meerdere trainers vraagt wel begeleiding in de afstemming. De mate van eigenaarschap voor het geheel van het programma van de afzonderlijke docenten bleef in belangrijke mate beperkt tot hun onderdeel. Hierdoor kwam de koppeling van het ene onderdeel aan het andere wellicht minder sterk tot stand dan mogelijk.

Deelnemers

Er is bewust getracht een zo gevarieerd mogelijke deelnemersgroep samen te stellen van collega’s die iets met het onderwerp ‘Sociale Veiligheid’ hebben. Dat is gelukt met aandacht voor variatie in culturele achtergrond, man vrouw, departement, mate van vakinhoudelijke betrokkenheid, leidinggevenden en medewerkers. Men kende elkaar over het algemeen niet. Mede daardoor wilde men met elkaar in gesprek om elkaar te leren kennen in het spreken over het thema ‘Sociale Veiligheid’. Balans tussen zelf het (persoonlijke) gesprek aan gaan en bouwstenen vergaren om zelf een dergelijk gesprek te begeleiden vroeg de nodige stuurkracht van de begeleiders en trainers. De neiging bestond om er over te blijven praten in plaats van het gesprek vanuit jezelf aan te gaan. Maar juist dat laatste bleek een belangrijk ingrediënt om tot de benodigde verdieping te komen.

Inhoud opleiding

De opleiding in zijn geheel is positief gewaardeerd (een 7,75). Deelnemers voelen zich voldoende geëquipeerd om een workshop over ‘Sociale Veiligheid’ te begeleiden. Deelnemers hadden bij aanvang minder het overzicht over de bedoeling van de opbouw van het programma en de betekenis van de bouwstenen die we hen aandroegen. Daar hadden we ze meer op kunnen meenemen. Aan het eind vielen de puzzelstukjes op hun plaats. Het thema ‘Sociale Veiligheid’ heeft weinig inhoudelijke uitwerking gehad in de voorbereiding en heeft ook geen inhoudelijke uitwerking in de opleiding gekregen. Dit had meer vorm kunnen krijgen door na de start met het ‘keukentafelgesprek’ te vervolgen met een inhoudelijke verkenning op het thema: wat is het? Hoe werkt het brein hierin? Kennelijk werkt het brein op een bepaalde manier om fysieke veiligheid te verzekeren. Op dezelfde manier werkt het brein ook m.b.t. sociale veiligheid. Hierin past ook een toepassing van de verkenning in casuïstiek op de verschillende aspecten van sociale veiligheid.

Het pakte goed uit dat dag 2 en 3 van het programma in andere volgorde plaats moest vinden i.v.m. het wachten op een uitslag van een Covid test van één van de trainers. Het programmaonderdeel non-verbale communicatie kon hierdoor in fysieke vorm plaatsvinden. Dit programmaonderdeel was niet mogelijk in een onlineversie. Mogelijk is er wel een theoretisch kader voor non-verbale communicatie in online-situaties beschikbaar en/of te ontwikkelen. Wij hebben dat niet gedaan.

Deelnemers zijn niet veel met eigen casuïstiek gekomen. Het systemisch deel van de opleiding werd gevoed langs de lijn van oefeningen en voorbeelden die de trainer aanreikte. Dit werd mede ingegeven door de snelle omzetting van de fysieke training naar een onlinetraining. De eigen casuïstiek had een grotere plek kunnen innemen bij het systemisch leren kijken door de onderliggende patronen van de betreffende casus te ontrafelen.

Deelnemers werden vanaf het begin uitgenodigd om ‘voor de groep’ te staan en zo direct ervaring op te kunnen doen met het begeleiden van een groep. Bijvoorbeeld door een landingsoefening voor de groep voor te bereiden. Dat werkte goed en werd gewaardeerd.

Er bleek veel behoefte aan het gesprek over wat er van een gespreksleider workshop ‘Sociale Veiligheid’ mag worden verwacht en wat voor soort gesprekken hij /zij kan begeleiden. Wèl het goede gesprek faciliteren, maar niet zware/ traumatische casuïstiek verwerken. Wèl bewustwording op het thema vergroten en de eigen rol daarin verkennen, maar niet de oplossingen op een presenteerblaadje aanreiken. Het moet helder zijn dat er ook doorverwezen kan/moet worden als de aard/inhoud van het gesprek daartoe aanleiding geeft. Uiteindelijk moet de gespreksleider zelf zich ook veilig en voldoende toegerust voelen.

In de opleiding kwam naar voren dat het aankondigen van de workshops met de term: ‘gesprek over sociale veiligheid’ mogelijk collega’s (deelnemers van workshops) afschrikt. Het roept de connotatie met negatieve ervaringen op, en het idee dat er ‘zware casuïstiek’ aan de orde is. Voorgesteld werd om het te hebben over gesprekken over het onderwerp ‘werkklimaat/werkomgeving’. Wat kun je met elkaar doen om een goed en prettig werkklimaat te bevorderen?

Intervisie

De bijeenkomsten in de subsessies tussen de opleidingsdagen door zijn in beperkte mate gebruikt voor het bespreken van eigen casuïstiek. Door de noodzakelijke omvorming van de uiteindelijke workshops naar een digitale vorm, is in deze bijeenkomsten ook aandacht besteed aan de wenselijkheid en haalbaarheid daarvan en vervolgens aan de mogelijke vorm.

1.5 De workshops

In aanvang was de bedoeling om fysieke workshops te houden met deelnemersgroepen van max. 10 deelnemers. Deze workshops zouden in principe begeleid worden door één gespreksleider maar in de opleidingsfase ook door tweetallen. Een workshop zou ca. 3 uur tijd in beslag nemen. Door de Covid pandemie is een digitale variant van de workshop ontworpen. Een bijeenkomst van ca. 2,5 uur met minimaal 4 en max. 8 deelnemers. Vooralsnog met twee gespreksleiders zodat afgewisseld kan worden en de aandacht voor technische ondersteuning en inhoudelijke ondersteuning verdeeld kan worden. De workshops waren aangekondigd onder de noemer ‘workshops Sociale veiligheid’.

1.6 Opzet van de (digitale) workshop

Een workshop ‘Sociale Veiligheid’ bevat de volgende elementen:

Opening en welkom

Schets van het doel van het gesprek: met de workshops willen we een impuls geven aan het gesprek over wat een goed werkklimaat is. Wat is belangrijk voor jou en ben je je bewust van wat jouw collega’s verstaan onder een prettig werkklimaat? We hopen dat door het goede gesprek ook een beweging ontstaat waarin we inzicht krijgen in ieders beelden en perceptie over een fijne en veilige werkomgeving.

Korte kennismaking

Het ijs even breken en iedereen even kort aan het woord. Hun naam en waar ze werken en een ‘landingsvraag’. Bijvoorbeeld: in welke stemming ben je nu?

Afspraken

Om een open gesprek te kunnen voeren is een aantal afspraken nodig. Het onderstaande lijstje kan worden aangevuld door de deelnemers van de workshop:

  • Wat hier gezegd wordt, blijft hier.
  • We delen wel de inzichten, niet de verhalen.
  • In geval van digitale sessie: er wordt niets opgenomen.
  • Iedereen houdt de camera aan, microfoon aan/uit?
  • Zorg dat je alleen in een ruimte zit.

Het gesprek

Na deze introductie (ca. half uur) kan het (keukentafel) gesprek starten. We beginnen door te vragen naar de keukentafel van de deelnemers. Hoe ziet die eruit? Wie zitten er vaak aan? Welke gesprekken vinden er plaats en wanneer, welke sfeer heerst er? De bedoeling is om aan de hand van dit gesprek stil te staan bij de context waarin een goed en vertrouwd gesprek kan plaatsvinden en hoe deze context ontstaat. Reflectie op het gesprek Na enige tijd (ca. 40 min.) staan de deelnemers stil bij hoe het gesprek verloopt: wat was belangrijk voor je in dit gesprek? Waar zat het omslagpunt in dit gesprek waardoor het gesprek een andere wending kreeg? Wie stapte over de drempel van spreken en zwijgen, wat gebeurde er toen? Bedoeling van deze reflectie op het gesprek is om zicht te krijgen op wat helpt om een open en constructief gesprek te hebben over datgene wat je raakt en belangrijk vindt.

Vertaalslag naar de eigen werksituatie

Na een korte pauze kan het gesprek (van ca 40 min.) vervolgens inzoomen op de ervaringen in de werksituatie:

  • Hoe herken je wat we net hebben besproken in jouw werksituatie?
  • Wat zijn momenten waarop je kiest om te spreken of te zwijgen?
  • Wat zou helpen om daar verandering in te brengen?
  • Wat vraagt dat van jou?
  • Kun je dat veilig genoeg doen?

Bovenstaande vragen zijn daarbij behulpzaam en nodigen de deelnemers uit om hun casuïstiek in te brengen. Met behulp van de ‘Rake vragen’ (Siets Bakker) kan een verdieping in het gesprek worden gebracht. Alle workshopbegeleiders hebben een set ‘Rake vragen’ kaarten ontvangen vanuit de opleiding. Deelnemers worden telkens uitgenodigd met elkaar het gesprek aan te gaan en elkaar te bevragen. Als begeleider let je erop dat de gesprekspartners open in contact blijven en zich niet verliezen in de oordelen en/of het adviseren van elkaar.

Checkout

Het gesprek wordt afgerond door bij iedereen na te gaan hoe ze erbij zitten, wat ze meenemen uit de workshop en of het gesprek ook goed afgerond kan worden. Daarnaast doet de begeleider de toezegging dat informatie (zoals juridisch kader, vertrouwenspersonen e.d.) wordt nagezonden met het evaluatieformulier. In bijlage 4 is het draaiboek en de powerpoint voor de digitale workshop opgenomen.

1.7 Geleerde lessen uit de workshops

De naamgeving van de workshop zou heroverwogen kunnen worden. Door de term ‘sociale veiligheid’ wordt direct ook de aandacht gevestigd op sociale onveiligheid hetgeen een negatieve connotatie oproept en daarmee mogelijk een drempel opwerpt voor potentiële deelnemers. Suggesties voor andere titels: ‘laat je horen over een prettige werkomgeving’ of: ‘Een prettige werkomgeving: maak het bespreekbaar!’

Er bleek met name onder medewerkers veel animo voor het voeren van de onlinegesprekken over sociale veiligheid. Men gaf aan dat het thuis op afstand werken de behoefte aan een verdiepend gesprek met collega’s groter maakt. Een workshop als deze is niet alleen goed om te praten over sociale veiligheid. Maar blijkt ook te werken als vervanger voor het losse gesprek dat je in fysieke omstandigheden bij de koffieautomaat voert.

In de check-outs van de bijeenkomsten werd veelal waardering uitgesproken voor de workshops. Men gaf aan het prettig te vinden om in rust met elkaar te spreken zonder een overvolle agenda. Ruimte voor het delen van casuïstiek werd op prijs gesteld. Uit de evaluatieformulieren (10 reflecties) komt een gemiddeld cijfer van 7,6. Zie bijlage 5 voor alle evaluaties.

Door de digitale bijeenkomsten konden deelnemers uit de hele wereld deelnemen, hetgeen niet mogelijk was geweest in een fysieke setting. De collega’s in het buitenland hebben zeer gewaardeerd dat ze konden deelnemen. Andere deelnemers stelden hun aanwezigheid ook op prijs. Gesprekken bleken over het algemeen open en vertrouwelijk van karakter.
Veel deelnemers aan de gesprekken hebben beroepsmatig een relatie met het onderwerp. Dit betrof bijvoorbeeld vertrouwenspersonen, HR-adviseurs, integriteitscoördinatoren.

1.8 Meer informatie

Het thema ‘Sociale Veiligheid’ Met het opzetten en uitvoeren van de opleiding tot workshopbegeleider en vervolgens het houden van een aantal workshops ‘Sociale Veiligheid’ met collega’s uit de rijksoverheid is een bijdrage geleverd aan de beleidsdoelstelling om te investeren op een goed en veilig werkklimaat. Tevens is een aantal beelden verzameld die kunnen bijdragen aan het inzicht over het thema ‘Sociale Veiligheid’. Lees verder over de inzichten die zijn opgedaan over het thema ‘Sociale Veiligheid’.

Wil je meer informatie over het organiseren van de workshops? Neem dan contact op via info@aofondsrijk.nl.