Binnen de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) van het Ministerie van BZK kwamen veel nieuwe medewerkers werken. Die medewerkers werken in verschillende subgroepen en doen divers, niet-homogeen werk. Soms overlappen projecten elkaar, soms juist helemaal niet. Tóch zouden ze veel van elkaar kunnen leren. Hoe ga je het verbeteren van zo’n nieuwe (hybride) samenwerking aan? Met de subsidieregeling ‘Samen voor ontwikkeling’ probeert het team van de afdeling Kwaliteit en Ontwikkeling uit te vinden hoe je elkaar beter vindt en de samenwerking verstevigt.
Samen met afdelingsmanager Angelique van der Geest en medewerkers Iris Willebrand (secretaris) en Jeannine Tjin (senior adviseur) maken we de balans op. Hoe gaat het nu?
Laagdrempelig kennismaken met nieuwe collega’s
Eind 2021 ontstond het idee om een kennissessie te organiseren over beter samenwerken. ‘Het ontstond als laagdrempelig idee,’ vertelt Angelique. Er is veel wisseling geweest binnen de teams: tijdens een herverdeling van functies ging er een groep weg en kwam er een nieuwe groep bij. Er was toen geen ruimte voor kennismaking. De afdeling besloot daarom daar nu een hele dag voor te organiseren. ‘Samen met Work21 organiseerden we in april 2022 een dag om elkaar allemaal beter te leren kennen.’ De vraag die centraal stond was: hoe ga je om met het werken met nieuwe collega’s, zeker in een tijd waar ontmoetingen digitaal én op kantoor plaatsvinden? Na de kennismakingsdag wilde Angelique met een lijst actiepunten kunnen vertrekken. ‘Maar eigenlijk ontstond er gelijk een nieuwe vraag: méér van dit soort dagen organiseren.’ Op basis van die behoefte heeft de afdeling RvIG de stimuleringspremie ‘Samen voor ontwikkeling’ aangevraagd bij het A+O fonds Rijk.
Binnen dit project wilden de deelnemers na april nog twee fysieke bijeenkomsten organiseren. Daarnaast werden er vier werkgroepen gestart om het nieuwe samenwerken in goede banen te leiden:
- Wie doet wat
- Dashboard voor de afdeling
- Effectief samenwerkingsgedrag
- Digitale samenwerkingstools
Het verschil in werken
Toen Iris begon met werken bij de RvIG viel het haar direct op hoe divers het werk was. Jeannine werkt inmiddels drie jaar bij RvIG, maar pas één jaar op deze afdeling. Ze merkt op dat ‘haar’ groep adviseurs en lobbyisten een ander soort mens is dan de inhoudelijke, specialistische experts die ook op de afdeling werken. ‘Wij gaan veel de hort op, we zijn vaak ‘aanwezige’ persoonlijkheden en altijd op zoek naar kansen. Voor ons is relatiemanagement belangrijk: we zoeken naar gezamenlijke belangen voordat we de inhoud ingaan. De vakspecialisten geven juist veel om de inhoud. Ze hebben behoefte aan structuur en relevantie. Er stond een behoefte om elkaar beter te leren kennen, maar ook te onderzoeken: waarom zijn we zo anders, wat is de impact daarvan? Hoe schuurt het soms een beetje? En op welk vlak kunnen we juist wél goed samenwerken?’
Op de fysieke sessies kwam vooral inhoud aan de orde. Met welke tools gaan we samenwerken? Jeannine vond dat daar ook een stukje gedrag onder zat. ‘De focus lag op verbinden en samenwerken, dus wat heb je dan nodig vóórdat je aan instrumenten denkt? Een gevoel van gezamenlijke veiligheid, denk ik. Hoe verschillend zijn we en hoe vieren we die verschillen? Hoe maken we dat bespreekbaar?’ De bijdragen van het A+O fonds Rijk en Work21 brachten het project in stroomversnelling. Zo kwam ‘gedrag’ als thema langdurig bij het team op de agenda.
Tijdens de kennismakingsdag van de afdeling, op het strand
Het gezamenlijk doel vinden
Het team van Angelique, Iris en Jeannine bestaat uit drie subteams waarin accountmanagers, procesmanagers en vakspecialisten samenwerken. Het is belangrijk dat ze als collega’s allemaal dezelfde kant op kijken. Binnen het samenwerkingsproject ging men daarom op zoek naar het gemeenschappelijk doel. ‘Vooral tijdens corona veranderde het vanzelfsprekende samenwerken met de directe collega’s’, zegt Jeannine. ‘Als je niet uitkijkt verkokert je werk als je veel thuiswerkt.’
Tijdens de werkgroepen gaan de collega’s op zoek naar wat hen verbindt. ‘Door die werkgroepen is er al een gezamenlijk doel,’ legt Iris uit. ‘Zo werk je samen met collega’s waar je normaal niet snel mee spreekt. Ik herken deels wat Jeannine zegt over verschillen tussen karakters in teams, maar een team bestaat altijd uit verschillende mensen. Tijdens de werkgroepen focus je je vooral op de onderlinge overeenkomsten.’ Jeannine denkt dat er een gemeenschappelijk doel is. Als collega’s werken ze op de afdeling voor de doorontwikkeling van de kwaliteit. ‘Iris en ik zagen elkaar niet vaak, maar we zijn nu buddy’s geworden. Wij spreken elkaar periodiek over hoe wij effectiever kunnen werken, kiezen samen kleine doelen en werken naar dat resultaat.’
Uitdagingen en opbrengsten
In een samenwerkingsproces met verschillende mensen en teams komen altijd punten bovendrijven. Misschien weet je al dat die bestaan, maar gaan ze toch opvallen als je er een spotlicht op zet. ‘Dat werkt dan als een katalysator. Zo liepen we er tegenaan dat sommige collega’s zich ‘zwemmende’ voelden. Toen hebben we een sessie georganiseerd over veiligheid. Besteden we genoeg aandacht aan hoe we ons voelen?’
Een belangrijk knelpunt bij iedereen is de beschikbare tijd. De afdeling heeft het hartstikke druk. Jeannine: ‘Het leuke is dat iedereen in het begin denkt ‘oh jee, hebben we weer zo’n sessie van een dag.’ En nu is het: ‘oh joepie, we mogen weer een dag samen besteden!’’ Angelique beaamt dit. Er is veel werkdruk, legt ze uit, maar na dit jaar is iedereen het erover eens: deze dagen móeten erin blijven. Iedereen is fan van de bijeenkomsten en voelt de behoefte om elkaar te zien. ‘Soft skills worden vaak ondergewaardeerd. Maar als je als groep spontaan vier werkgroepen bedenkt waarin je gaat samenwerken, die tools en vaardigheden opleveren die zo belangrijk zijn, dan begrijp je de meerwaarde van die soft skills opeens heel goed.’
De toekomst van het samenwerken
Aan het eind van het jaar kende iedereen elkaar wèl. Toen werd een volgend project bedacht: een overdracht van al die specialistische kennis. ‘We hebben iets in gang gezet, wat het makkelijker maakt om er nieuwe ideeën aan vast te knopen. In december hebben we samen een eindsessie georganiseerd en nu gaan we verder met de werkgroepen,’ zegt Angelique. Nieuw: iedereen móet meedoen aan een werkgroep, waar dat eerst vrijblijvend was.
Het proces van de verschillende werkgroepen is nu gestroomlijnd. ‘We zorgen dat alles terugkomt in de werkdagen, de overleggen, de maandelijkse sessies en de jaarlijkse themadagen. Ook delen we het proces met elkaar in de vorm van een nieuwsbrief. Dit voegt werkelijk iets toe aan hoe we met elkaar willen samenwerken,’ vertelt Angelique.
Trots op samenzijn
De afdeling van de RvIG is blij met hun ontwikkelingsproces. ‘Ik ben trots op het feit dat de mensen zeggen dat ze het leuk vinden om samen te zijn, ook al werken ze niet dagelijks samen,’ zegt Jeannine. ‘Ja, het gevoel van een team zijn, hè?’ voegt Iris toe. ‘Dat is iets waar we hard aan gewerkt hebben en nog steeds aan werken – en dat in een tijd waarin er wel verschuivingen zijn. Binnen het team vind ik dat best een prestatie.’ Een stabiele basis is belangrijk voor de afdeling. ‘Dat de kern zo stevig is dat het niet meer uitmaakt op welke manier het team verandert. Ik denk dat we dit samen kunnen bereiken. Ook omdat de mensen het nu zelf doen. En dat ze die samenwerking zelf waardevol vinden.’
De subsidie vanuit het A+O fonds Rijk heeft ruimte geboden aan het ontwikkelproces. Kostbare sessies, die goed zijn voor de medewerkers. ‘Het project laat zich niet goed in producten uitmeten, wat het lastiger verkoopbaar maakt,’ vindt Angelique. ‘Maar een team dat zelf meer leiding neemt en veel beter samenwerkt – dat is onbetaalbaar.’
Stimuleringspremie Samen voor ontwikkeling
Heb jij ook een goed idee om het werk van jou en je collega’s leuker, slimmer of inclusiever te maken? Het A+O fonds Rijk biedt je de kans om jouw idee in de praktijk uit te voeren via de stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling.