Samenwerken op afstand bij de Belastingdienst

Toen Dennis de Wit, adviseur proces- en kwaliteitsbeheersing bij de Belastingdienst, een oproep van A+O fonds Rijk zag om een idee voor een vernieuwend project in te dienen, was hij meteen enthousiast. Al snel werd duidelijk dat het grootste knelpunt bij de Belastingdienst hybride werken was. Om uit te zoeken hoe thuiswerk optimaal gecombineerd kon worden met kantoorwerk, vroeg hij de stimuleringspremie Samen voor ontwikkeling aan.

‘We zaten midden in de coronacrisis, dus werkten allemaal thuis. Door de technologie lijkt het alsof alles doorgaat, toch is alles anders’, blikt Dennis terug. ‘Je drinkt geen koffie met collega’s, bent niet op de hoogte van elkaars persoonlijke situatie en gaat minder sparren over bepaalde zaken. De eerste weken heeft dat niet zoveel effect, maar hoe langer je thuis zit, hoe meer dat afbrokkelt. Na een paar maanden stagneert de sociale cohesie, dat verandert zowel de werksfeer als de resultaten.’ Daarom vond Dennis dat het tijd was om hier iets aan te doen.

Op onderzoek uit

Dennis zette een enquête uit bij collega’s. De vragen gingen over de voordelen en de nadelen van thuiswerken en op kantoor werken. Waar hebben we behoefte aan? Hoe kan dat gefaciliteerd worden? ‘De helft van het team gaf aan tijdens een kantoordag graag bij eigen collega’s te zitten, een kwart had er behoefte aan ook met collega’s uit andere teams samen te zitten. Tachtig procent vond dat er voldoende verbinding was, maar had behoefte aan een andere invulling. Bijvoorbeeld een pubquiz of een themasessie. De meerderheid vond het fijn om de helft van de tijd thuis te werken, en de andere helft op kantoor.’ Daarna hebben we een adviesbureau ingeschakeld. Dat organiseerde een fysieke bijeenkomst. We bespraken de resultaten en verkenden de mogelijkheden. Uiteindelijk is hieruit de keuzematrix gekomen.’

De keuzematrix

De keuzematrix was het antwoord op vragen die collega’s hadden over hybride werken. Door de matrix in te vullen, kom je erachter welke plek het beste past bij de taken die je die dag moet uitvoeren. De keuze is gebaseerd op de vijf w’s: wie heb ik nodig, welke werkvorm past daarbij, wat heb ik nodig, waar kan ik dat het beste doen en wanneer kan ik dat best doen. ‘Als je die dingen op een rijtje zet, maak je op basis daarvan een keuze tussen thuiswerken en kantoorwerk’, aldus Dennis. ‘Jammer genoeg wordt de keuzematrix niet echt breed gebruikt.’

‘Het gaat niet over werken, maar over samenwerken’-  Dennis de Wit

Verwachtingen en realiteit

Ergens is Dennis teleurgesteld dat er niet veel veranderd is sinds het invoeren van de keuzematrix. ‘We hadden verwacht dat er nu al meer op kantoor gewerkt zou worden. De norm is nog steeds thuiswerken, hoewel mensen in de enquête toch aangaven dat ze sociaal contact missen. Voor thuiswerk hoef je niet te reizen, dat vinden ze wel gemakkelijk. Als je eenmaal in die comfortzone zit, is het moeilijk om daar uit te komen. Je weet pas wat je mist als je elkaar weer ziet.’ Toch ziet Dennis wel veranderingen. ‘Je ziet dat mensen beter nadenken over welke werkplek het beste bij hun activiteiten van die dag past. En ze bereiden zich beter voor. Ze proberen bijvoorbeeld verschillende afspraken op een dag te plannen, zodat het de moeite loont om daarvoor naar kantoor te gaan. Het begint allemaal bij bewustwording, het gesprek op gang houden en het contact tussen de collega’s warm houden. Zo gingen we tijdens de coronatijd vaak samen wandelen, en organiseren we nu regelmatig een potluck: een gezamenlijke maaltijd waarbij iedereen eten meebrengt en dat met elkaar deelt.’

Kaders en gezelligheid

Verder kwamen er nog enkele bevindingen uit de enquête die bij alle organisaties binnen het Rijk van nut kunnen zijn. Zo hebben veel van Dennis’ collega’s behoefte aan kaders en afspraken over wanneer je thuis kunt werken en wanneer niet. ‘Dat zit natuurlijk ook in de aard van het beestje, bij de Belastingdienst hebben we behoefte aan orde en duidelijkheid’, lacht Dennis. ‘Maar die kaders en afspraken moeten ook van bovenaf ingevoerd worden en wellicht niet enkel bij ons.’ Verder gaven veel respondenten aan dat ze liever naar kantoor zouden komen als het wat gezelliger wordt ingericht. ‘Als we echt naar kantoor komen om samen te zijn, dan zou het fijn zijn als er een huiskamergevoel hangt. Meer planten, bankjes en grote ruimtes om samen te werken, maar ook hokjes waar je je kan afzonderen voor een telefoongesprek.’ Dennis ziet dat hier meer en meer aandacht voor is bij andere organisaties binnen het Rijk. ‘Hopelijk snel ook bij ons.’

Stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling

Heb jij een goed idee om het werk van jou en je collega’s leuker, slimmer of inclusiever te maken? Het A+O fonds Rijk biedt je de kans om jouw idee in de praktijk uit te voeren via de stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling.