Positieve resultaten van de proeftuin ‘Klaar voor de toekomst’

Sinds de coronapandemie is hybride werken in veel organisaties de nieuwe norm geworden. Dat brengt voor zowel leidinggevenden als medewerkers uitdagingen met zich mee. Want hoe kun je in deze nieuwe werkomgeving op een toekomstbestendige manier efficiënt, prettig en veilig met elkaar samenwerken? Als antwoord op deze uitdaging ontwikkelde Samenwerking Rijk Noord (SRN) samen met WorkBoost de proeftuin ‘Klaar voor de toekomst’, speciaal voor teams bij de Rijksoverheid in Noord-Nederland. Het A+O fonds Rijk subsidieerde het project.

De proeftuin is een initiatief van SRN, een netwerkorganisatie die inzet op de onderlinge samenwerking van rijksdiensten, overige overheden, onderwijsinstellingen en ondernemers in de regio. De organisatie richt zich op versterking van de in- en externe noordelijke arbeidsmarkt van het Rijk aan de hand van actuele thema’s en draagt bij aan een gezonde regio. SRN constateerde bij meerdere rijksdiensten dezelfde problematiek.

Toekomstbestendig hybride werken

Een hybride werkomgeving vraagt van medewerkers én leidinggevenden aanvullende vaardigheden die meer aansluiten bij de veranderde werkomstandigheden. Denk bij leidinggevenden aan het organiseren van verbinding, het geven van vertrouwen, ondersteuning en inspiratie, maar ook het geven van goede feedback en verantwoordelijkheid. Van medewerkers vraagt dit goed om te gaan met het gegeven vertrouwen en het ontwikkelen van competenties om werk en werktijd naar eigen inzicht te kunnen inrichten.

Handelingsperspectief en transformationeel leiderschap vergroten

Met de proeftuin ‘Klaar voor de toekomst’ wil SRN het handelingsperspectief van medewerkers op een aantrekkelijke en vernieuwende manier vergroten en het transformationeel leiderschap van leidinggevenden verhogen. De proeftuin is gebaseerd op een nieuwe visie op leren en ontwikkelen waarbij medewerkers in kleine stapjes gedurende een langere tijd gestimuleerd worden om met hun werk en loopbaan aan de slag te gaan. Denk hierbij aan het uitvoeren van kleine experimenten waarbij je nieuwe kennis of gedrag probeert aan te leren of je zelfvertrouwen probeert te vergroten. Met behulp van de nieuwste technologie word je optimaal ondersteund en blijf je gemotiveerd om elke dag een nieuw klein experiment aan te gaan. Bij het ontwerp van de proeftuin is voortgebouwd op de uitkomsten van onderzoeken door het A+O fonds Rijk over het 5R analyse model en het stappenplan Intrapeneurship.

Actie-leertraject

Begin dit jaar gingen in de noordelijke provincies acht teams uit verschillende rijksorganisaties de uitdaging aan om deze methodiek te testen in de praktijk. Deelnemers werden begeleid met startgesprekken om een teamdoel te formuleren (waar ze zelf achter staan) en volgden een masterclass over leiderschap. Daarnaast gingen de teams dagelijks maximaal vijf minuten aan de slag met het actie-leertraject. Het idee hierachter is dat de som van elk dag – een beetje leren en ontwikkelen over langere tijd – meer resultaat geeft. Dit deden de teams door kleine opdrachten gerelateerd aan hun teamdoel te verzinnen die ze tijdens het werk konden uitvoeren (ook wel boosts genoemd). Denk bijvoorbeeld aan ‘Vraag een collega om hulp’, ‘Bedenk één manier hoe we gemakkelijker kennis kunnen delen’ of ‘Deel met je collega’s een succesmoment van vandaag’. De teamleden gingen vervolgens individueel met de opdrachtjes aan de slag en werden hierbij ondersteund door de WorkBoost-app. In deze app werden de opdrachtjes gezet die je kon uitvoeren, maar er was ook direct een overzicht beschikbaar van welke opdrachten nog uit stonden. Om de drie weken kwamen de teamleden bij elkaar om de resultaten van deze opdrachtjes te evalueren en te bespreken in hoeverre deze hebben bijgedragen aan het te bereiken doen en wat de volgende opdrachtjes zouden kunnen worden.

Masterclass Pak de regie

In juni vond de masterclass ‘Pak de regie’ plaats in Groningen, waar de deelnemende teams met hun leidinggevenden kennismaakten met de ontwikkeling van (persoonlijk) leiderschap en waarom dit bijdraagt aan succesvolle teams. De masterclass werd afgewisseld met een interactieve filmpostersessie, waarbij de teams zelf een poster hadden gemaakt met over het onderwerp waar ze mee bezig waren, om dit te tonen aan anderen. De bijeenkomst bood voldoende ruimte om kennis te maken met elkaar en kennis te delen over de ervaringen met WorkBoost in de praktijk.

Kun je de video niet afspelen? De video is ook te downloaden.

Positieve ervaringen

Teams uit verschillende rijksdiensten zijn voortvarend aan de slag gegaan met diverse ontwikkelvragen. Voorbeelden van hoofd-  en identiteitsdoelen van de verschillende teams zijn:

  • BD MKB Invordering, Leeuwarden: Wij werken als team in een hybride werkomgeving zo optimaal mogelijk samen.
  • DJI/DV&O, Assen: Wij zijn een team dat elkaar vanuit een gedeelde visie weet te ondersteunen en te prikkelen tot persoonlijke en professionele ontwikkeling.
  • RVO/KAI, Assen: Wij zijn een team dat vanuit een gedeelde visie zelfbewust en zelfverzekerd resultaten behaalt door beter regie te hebben en te houden op ons werk en onze processen, en onze visie wordt erkend door de organisatie.
  • RWS/PPO, Leeuwarden: Wij zijn een team dat zich vertrouwd, prettig en bekwaam voelt in de rol van adviseur. Wij communiceren duidelijk en met overtuiging over deze rol naar elkaar en andere collega’s.

De proeftuin heeft het maximum aantal deelnemers weten te behalen om te kunnen beoordelen of de WorkBoost methodiek ook daadwerkelijk resultaten laat zien in de praktijk. De begeleiding vanuit SRN en de inzet van teams heeft echt tot realisatie van de doelen geleid. Generiek constateerde SRN dat de actie-leermethode effectief is om te werken aan teamdoelen. Naast betrokkenheid, meer motivatie en verbeterde communicatie tussen teamleden, hebben ze ook hun doelen of zelfs meer weten te realiseren tijdens de proeftuin. De proeftuin zorgde er ook voor dat teams van verschillende organisaties nader kennis maakten met elkaar. Zowel leidinggevenden als medewerkers zijn enthousiast en positief verrast over de uitkomsten. SRN onderzoekt nu of de werkwijze van de proeftuin binnen de betrokken dienstverleners geborgd kan worden.

Meer informatie

Ben je geïnteresseerd in deze methodiek en wil je er meer over weten? Neem dan contact op met Renée Schmidt via Renee.Schmidt@minbzk.nl

Subsidie voor jouw project

Heb je zelf een goed idee voor een project dat bijdraagt aan het voorbereiden op nieuwe manieren van werken binnen jouw Rijksorganisatie? Of een project dat bijdraagt aan leren en ontwikkelen, een veilige en inclusieve werkomgeving of gezond en vitaal werken binnen het Rijk? Vraag subsidie aan bij het A+O fonds Rijk.