Nu we al een jaar op afstand van elkaar werken, hebben we meer behoefte aan waardering en persoonlijk contact. We willen ons gehoord en gezien voelen. Dat is lastig nu we minder snel spontaan met elkaar in gesprek raken en minder goed op de hoogte zijn van wat er allemaal speelt. Hoe onderhoud je een goede relatie met collega’s? Hoe motiveer je elkaar? En hoe zorg je dat je als team verbonden blijft? Om elkaar hierin te inspireren, licht het A+O fonds Rijk zes rijksmedewerkers uit. In dit tweede artikel van de serie Rijk in verbinding deelt Henk Bouwman, teamleider bij het landelijk planbureau VWM van Rijkswaterstaat, zijn verhaal. Deze keer staat het thema leiderschap centraal. Hoe toon je goed leiderschap in deze roerige tijden?
Digitaal leidinggeven verschilt enorm van fysiek leidinggeven, zegt Henk. ‘Het vraagt meer van jou als leidinggevende en doet een groot beroep op je intuïtie en je sociale vaardigheden. Juist in coronatijd moeten medewerkers zich gehoord en gezien voelen. Dat vraagt om persoonlijke aandacht en oprechte interesse.’ Het verhaal van Henk is extra bijzonder omdat hij midden in coronatijd leidinggevende werd van een nieuw team. Hoe heeft hij dat aangepakt?
Een goede sfeer is de eerste stap
Toen Henk in augustus 2020 de nieuwe leidinggevende werd van zijn team, trof hij een team aan dat niet gehoord werd en zich niet gesteund voelde. Er heerste geen goede sfeer en binnen het team was geen sprake van vertrouwen, verbinding en saamhorigheid. ‘Het eerste wat ik gedaan heb, is aan de sfeer werken. Ik ben als leidinggevende met een rechte rug voor mijn team gaan staan en heb misstanden bij de directie aangekaart. Aan de planners gaf ik als opdracht mee dat ze problemen niet zelf hoeven op te lossen als ze ergens tegenaan lopen, maar mijn hulp mogen inschakelen. Dat heeft een enorme impuls gegeven aan de sfeer binnen het team: ze voelden zich hierdoor enorm gesteund.’
Ontspannen koffiemomentjes met collega’s
Omdat het planbureau als vitaal is aanwezen, mocht één kantoor openblijven. Daar is Henk dan ook regelmatig te vinden. Planners komen om de beurt een dagje naar kantoor. ‘De planners die op kantoor werken, vraag ik mee voor een kopje koffie. Dat is eigenlijk geen vraag, maar een opdracht. Zeker in het begin was deze persoonlijke aandacht heel belangrijk. Tijdens deze koffiemomentjes nam ik echt de tijd om naar medewerkers te luisteren en hen te leren kennen. Allerlei onderwerpen passeerden de revue: van misstanden op het werk tot persoonlijke verhalen. Door oprechte interesse in hun verhaal te tonen, heb ik het vertrouwen van medewerkers teruggewonnen.’
Ook gebruikt Henk de koffiemomenten om zijn medewerkers op een ontspannen manier te informeren. ‘Zeker nu we thuiswerken, missen medewerkers veel informatie. Als een leidinggevende dan ook nog eens veel van wat er speelt voor zich houdt, dan mist het team echt veel. Daarom probeer ik medewerkers tijdens het koffiemomentje te informeren en hen te vertellen wat er speelt binnen de organisatie. Zo zijn ze op de hoogte en daar leren we allemaal van.’
Persoonlijk contact
Er zit een wereld van verschil tussen digitaal en fysiek leidinggeven, vertelt Henk. ‘Fysiek krijg je namelijk veel sneller de essentie van het probleem te pakken. Het duurt digitaal veel langer voordat je goed in de gaten hebt wat er speelt en je de juiste snaar weet te raken. Non-verbale communicatie komt gewoon minder goed over op een scherm. Daarom vraagt het nog meer van je intuïtie en inschattingsvermogen. Mensen verschuilen zich gemakkelijker achter het scherm. Zeker in een groep. In een online vergadering loop je dan ook sneller het risico dat je iemand overslaat of vergeet. Daar probeer ik extra op te letten. Door bijvoorbeeld iedereen langs te lopen en wat vaker dan in een fysieke vergadering te vragen of iedereen zijn of haar zegje heeft kunnen doen.’
Juist in coronatijd is persoonlijk contact belangrijk. Daarom belt Henk zijn collega’s op om even bij te praten. Hoe gaat het me ze en waar lopen ze tegenaan? ‘Omdat we elkaar minder zien, vind ik het belangrijk om actief contact op te nemen. Daarom bel ik regelmatig met elke medewerker. Zo laat ik als teamleider zien dat ik er voor ze ben.’
Meer aandacht voor de menselijke maat
Door persoonlijke aandacht en interesse voor zijn collega’s heeft Henk in heel korte tijd de vinger op de zere plek weten te leggen en zijn team op sleeptouw genomen. Hij heeft echt de tijd genomen om zijn medewerkers te leren kennen. Op deze manier heeft hij een omslag in zijn team teweeggebracht en het vertrouwen teruggewonnen. ‘In coronatijd vraagt het extra veel van je om leidinggevende te worden van een nieuw team. Vertrouwen is dan essentieel. Geef medewerkers het gevoel dat ze de tijd mogen nemen om hun verhaal te vertellen. Stel ze op hun gemak door ook jouw eigen verhaal te doen en te laten zien dat jij als leidinggevende ook maar gewoon een mens bent met tekortkomingen. Laat je eigen onzekerheden zien. Stel je kwetsbaar op en laat zien waar jijzelf tegenaan loopt. Zo ontstaat er vertrouwen. En dat is juist in deze tijd heel belangrijk.’
Kortom, besluit Henk, ‘probeer een slag menselijker te zijn dan dat je normaal zou zijn. Pak de telefoon en neem persoonlijk contact op. Juist in coronatijd is extra aandacht voor de menselijke maat heel belangrijk. Als de sfeer goed is en medewerkers goed in hun vel zitten, dan volgen de prestaties vanzelf.’
Stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling
Heb jij een goed idee om het werk van jou en je team leuker, slimmer of inclusiever te maken? Het A+O fonds Rijk biedt je de kans om je idee in de praktijk uit te voeren via de stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling.