De maand maart staat in het teken van digitale fitheid. Tijdens deze maand maken medewerkers van de rijksoverheid tijd voor het verbeteren van hun digitale skills. “Als we het mentale welzijn, de ontwikkeling en het werkplezier van medewerkers serieus willen nemen, en tegelijk aan slagkracht en innovatie willen werken, ontkomen we niet aan digitale fitheid. Voor de overheid betekent dit dat 280.000 ambtenaren deze maand ten minste 1 uur per week werken aan hun digitale skills” aldus de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Het A+O fonds Rijk helpt rijksmedewerkers hierbij met projecten als de Zelfscan 21st century skills en de Technologie Monitor.
Een nieuw gezicht
Laat ik mijzelf als nieuw gezicht bij het A+O fonds Rijk allereerst introduceren. Mijn naam is Frank Wormgoor, directeur Diversiteit & Inclusie, Arbeidsmarkt, Loopbaan- & Talentontwikkeling bij O&P Rijk. Een hele mond vol. In het kort komt het erop neer dat de medewerkers van mijn directie de Rijksoverheid ondersteunen in het worden en blijven van een aantrekkelijke werkgever voor (nieuwe) medewerkers. Vanuit O&P Rijk (een samensmelting van Binnenwerk, P-direkt en UBR Personeel) leveren we op verschillende HR-expertisegebieden diensten voor alle Rijksorganisaties om hun personele opgave te realiseren. Als nieuw bestuurslid voor het A+O fonds Rijk kijk ik ernaar uit om mij nog meer in te zetten voor een betere inzetbaarheid en ontwikkeling van medewerkers binnen de Rijksoverheid.
En als we het hebben over inzetbaarheid, dan gaat het ook om digitale fitheid. Het is nogal een open deur om te zeggen dat digitalisering een belangrijke bron van vernieuwing en innovatie is en dat iedere medewerker er mee te maken heeft. Maar de laatste jaren komt steeds meer het besef dat we het maximum wat een mens aan digitalisering aan kan wel zo’n beetje hebben bereikt. Dan heb ik het niet over talloze nuttige innovaties waar we ook vanuit de overheid veel aan hebben of zelfs voor aan de lat staan. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch archiveren in het kader van de Wet Open Overheid of toepassingen als ChatGTP voor geautomatiseerde teksten. Ook het versterken van medewerkers om digitaal vaardiger te worden (21st century skills) hoort daar wat mij betreft bij. Het probleem is echter dat velen van ons, zeker sinds de invoering van hybride werken, meer dan vier uur op een werkdag naar een scherm zitten te kijken. En dat is nog buiten de vrije tijd gerekend. Zowat alles gaat tegenwoordig digitaal. Bovendien heeft de een er veel meer handigheid in dan de ander. Schermwerk vreet energie, letterlijk, want het vraagt stroom. Maar ook mentaal. Ik ken niemand die na het lezen van 40 mails of na 3 online meetings zegt: ‘ha, ik ben weer lekker opgeladen’. We weten allemaal dat te veel schermtijd op een dag niet gezond is, maar ja: doe daar maar eens wat aan.
De professioneel fitte medewerker
Het digitaal fitter worden is, gezien het hoge ziekteverzuim momenteel, prioriteit en persoonlijk vind ik het juist van professionaliteit en zelfzorgzaamheid getuigen dat je hierover nadenkt. Digitaal fit zijn is wat mij betreft dus onderdeel van het zijn van een “professioneel fitte medewerker”. Daar werk je zelf aan, mag je hulp bij vragen aan je werkgever en praat je over in teamverband.
De P&O-directeuren binnen de Rijksoverheid, verenigd in de Interdepartementale Commissie Organisatie en Personeel, hebben het thema “professioneel fitte medewerker” als één van de topprioriteiten voor 2023 bestempeld. Voor een goed functionerende rijksdienst zijn immers fysiek en mentaal gezonde medewerkers onmisbaar, en, ik noemde het net al, het ziekteverzuim is momenteel overal schrikbarend hoog. Vitaliteit is al langer een onderdeel van het personeelsbeleid, met een waaier aan interventies die er centraal vanuit O&P Rijk | Bedrijfszorg en decentraal bij de departementen beschikbaar is. Een mooi voorbeeld is het rijksbrede vitaliteitsplatform dat momenteel met financiering van het A+O fonds Rijk wordt ontwikkeld.
Fit op het werk
Fit op het werk zijn gaat veel verder dan alleen je gezondheid. Het gaat over de dingen goeddoen, nadenken over de maatschappelijke doelen waaraan je werk bijdraagt, waar je energie van krijgt, een goede werk-privé balans, et cetera. Over die thema’s praten met elkaar is belangrijk. Leidinggevenden hebben een cruciale rol om dat gesprek te begeleiden en het zou wat mij betreft standaard op de agenda van teammeetings moeten staan, nog voordat je met elkaar de inhoud induikt. Al was het maar 5 minuten: hoe zit je erbij, welke zorgen heb je, hoe is de energie? Dat geldt ook in relatie tot je digitale fitheid.
Digitalisering lijkt een soort ratrace waar je aan mee moet doen, ook op het werk. Nieuwe systemen, apps en tools die je werk zouden moeten vergemakkelijken. Overkomt het je allemaal? Of maak je de digitale veranderingen bewust mee? Ik zou iedereen willen adviseren de komende weken tijdens de maand van de digitale fitheid een paar momenten te nemen om te reflecteren op je digitale fitheid en te onderzoeken hoe je dit kan verbeteren.
Verandering door kleine ingrepen
Wat ik heb gedaan aan mijn digitale fitheid? De basis van mijn werk bestaat uit veel meetings, veel Webex, veel e-mails, appjes, telefoontjes. Ik loop vaak achter de feiten aan. En ook merkte ik dat ik buiten werktijden de smartphone van het werk maar moeilijk kon loslaten. Met een paar kleine ingrepen heb ik dit veranderd:
- Mijn mailbox bevat nu over het algemeen alleen mails waar ik op moet reageren (maximaal 20). Snel gescande e-mails zonder actie verwijder ik of verplaats ik naar een leesmap. Alle cc’s gaan automatisch naar een aparte map.
- Ik werk twee dagen in de week thuis. Op die dagen wissel ik af tussen telefonische en online afspraken met voldoende ruimte voor beweging (en koffiezetten) tussendoor. Het brein kan namelijk helemaal geen meerdere opeenvolgende online meetings achter elkaar aan, zonder pauze tussendoor.
- Tussen 12 en 1 uur is het lunchtijd en daar maak ik geen uitzondering op.
- Regulier terugkerende overleggen probeer ik zoveel mogelijk te beperken tot DT- en MT- overleggen, zodat ik snel beschikbaar ben voor spontane meetings.
- ’s Avonds en op vrije dagen gaat de werk-smartphone in de la. Op gezette tijden check ik de app of er iets heel urgents is. Kleine ingrepen dus, die me veel rust geven.
Ik raad iedereen aan om ook op onderzoek uit te gaan en eerlijk te zijn naar wat jij zelf nodig hebt om digitaal fit te worden en te blijven. Want werken aan een digitaal fitte Rijksoverheid is ook werken voor Nederland.
Frank Wormgoor, bestuurslid A+O fonds Rijk