Eddie Altenburg, diensten- en leveranciersmanager bij het ministerie van Financiën, vond dat de wekelijkse overleggen van zijn team een stuk beter konden. Daarom maakte hij gebruik van de subsidieregeling ‘Samen voor Ontwikkeling’ en ging zijn team op een cursus ‘Effectief vergaderen’. “Nu zijn onze overleggen interactief, strak geregeld en afwisselend”, aldus Eddie.
Voorheen ontbrak tijdens het teamoverleg een agenda en Eddie zag zijn 14 collega’s vaak afhaken. De vergaderingen bestonden namelijk vooral uit zenden en luisteren. Vragen werden nauwelijks gesteld. Hij werkte tot anderhalf jaar geleden in het bedrijfsleven en wist uit ervaring dat er meer uit vergaderingen te halen valt. “Dat wilde ik ook voor mijn huidige team. Via via hoorde ik over een cursus effectief vergaderen. “Het leek mij een goede stap!”
De status van de afspraak
Dankzij deze cursus bevallen de teamvergaderingen Eddie en zijn collega’s inmiddels een stuk beter. “We bereiden de vergaderingen nu goed voor en hebben een roulerend voorzitterschap. Daarnaast notuleren we om en om. Ook houden we ons aan een vaste agenda en aan de afgesproken tijd”, vertelt Eddie. “Tijdens een nieuwe vergadering bespreken we altijd wat de status is van de tijdens een vorige vergadering gemaakte afspraken. Daardoor houden we ons ook aan die afspraken en kunnen we daar altijd naar teruggrijpen.”
Effectieve feedback
Het team leerde ook meer over elkaar feedback geven. “Helder aangeven wat je denkt, werkt beter dan verzanden in discussies. Doordat we bovendien met elkaar een open en veilige sfeer creëren, durven we het sneller aan te geven als er iets dwars zit. Daarnaast doet onze teamleider regelmatig de oproep: ‘zeg wat je vindt!’”
Iedereen komt aan bod
Bovendien is er tijdens de vergaderingen meer aandacht voor de wat stillere of bescheiden collega’s. “Als ik de voorzitter ben, zorg ik dat iedereen aan bod komt en zich gehoord voelt. Dat doe ik door de betreffende collega’s een vraag te stellen of ze actief bij de gespreksonderwerpen te betrekken.” Tot slot plant het team om de week een vergadering om inhoudelijke kennis te delen. “Collega’s geven dan presentaties over waar ze mee bezig zijn of we nodigen een gastspreker uit. Deze vergaderingen duren wat langer.”
Scherp blijven
Wel merkt Eddie dat hij zijn collega’s scherp moet houden. “We zijn nu bijna een jaar verder en ik merk dat we wat al wat minder vast met onze afspraken omgaan. Zo duren vergaderingen soms weer wat langer, daarom wil ik binnenkort weer eens gaan evalueren met elkaar. Dit heeft onderhoud nodig, stel elkaar de vraag: doen we nog de juiste dingen?!”
Iedereen profiteert
Eddie kan het iedereen aanraden om een cursus effectief vergaderen te volgen. “Iedereen profiteert hiervan. Niemand houdt van vergaderingen die niet efficiënt zijn of die onnodig lang duren.”
Deze cursus is volgens hem ook een manier om je collega’s beter te leren kennen en te werken aan het teamgevoel. Dat komt omdat we allemaal een rol hebben tijdens de vergadering.”
Hij is dan ook blij met het bestaan van de subsidieregeling ‘Samen voor Ontwikkeling.’ “Ik werd erop gewezen door een collega. De subsidie was een extra zetje om deze cursus te doen en binnen ons eigen budget ruimte te houden voor andere belangrijke bijeenkomsten.”
Samen voor ontwikkeling
Heb jij een goed idee om het werk van jou en je collega’s leuker, slimmer of inclusiever te maken? Het A+O fonds Rijk biedt je de kans om jouw idee in de praktijk uit te voeren via de stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling.
