Een innovatieve blik op de toekomst: de virtuele crisisruimte

Binnen de Directie Luchtvaart werd op 1 december 2021 een start gemaakt met een nieuwe manier van samenwerken op afstand met gebruik van Virtual Reality (VR) brillen. Hoe gaat het een jaar later met dit project? Samen met de projectleider maken we de balans op.

Fysiek bij elkaar zijn

‘Toen de pandemie begon zat ik in het COVID Team Luchtvaart,’ vertelt Robin over de start van het project. ‘Het was toen spannend om fysiek bij elkaar te komen vanwege het afstand houden. Terwijl het in een crisis juist belangrijk is om fysiek samen in een ruimte te zijn om snel te kunnen handelen.’ Kon zo’n crisisruimte ook virtueel worden ingericht? Dat zou bij een steeds slechter wordende crisis of een crisis waarbij reizen onmogelijk is interessant kunnen zijn. ‘Toen kwam toevallig de mogelijkheid van het A&Ofonds Rijk langs om te experimenteren met nieuwe werkvormen. Ik vroeg me af of we de crisisruimte virtueel konden maken: een ruimte waarin we de informatie “echt” aan de virtuele muur konden ophangen. Zonder dat je de hele tijd moet inbellen via Teams.’

Virtuele uitdagingen

Robin wist zelf nog maar weinig over Virtual Reality toen hij het experiment startte. ‘Het bestaat al decennia, maar lijkt nu een doorstart te maken. Het voordeel van zo’n virtuele ruimte is dat je er als avatar in rondloopt. Mensen kijken dus niet de hele tijd naar je gezichtsuitdrukking of de kamer waarin je zit.’

Met de stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling kocht het team de hardware: acht VR-brillen. De software werd voor de duur van het experiment ter beschikking gesteld door VR-provider Connec2, die wel interesse had in het project. Met deze benodigdheden konden ze aan de slag. ‘Al snel bleek dat sommige teamleden om persoonlijke of medische redenen de bril niet op konden of wilden hebben,’ vertelt Robin. Het lang op hebben van de bril voelt zwaar – je kunt er hoofdpijn van krijgen en evenwichtsverstoring. ‘Het is wat mij betreft prima voor kort overleg. We hebben wel wat ontmoetingen gehad in die virtuele ruimte en dat was heel bijzonder. Samen rondlopen en praten met elkaar: je waant je echt in een andere wereld.’

Technische beperkingen

Maar als niet iedereen meedoet, lukt het experiment niet. De oplossing leek gevonden in het feit dat je ook op het platte scherm kon meekijken in de virtuele ruimte, vanaf je computer. Een hybride combinatie van VR-bril en 2D gebruik leek perfect. ‘Alleen liepen we daar tegen het probleem aan dat je wegens allerlei beveiligingsmaatregelingen in de werklaptop niet in die omgeving kon komen,’ zegt Robin. Hij diende een verzoek in bij ICT om de ruimte toegankelijk te maken. Dit bleek vrij ingewikkeld. ‘ICT heeft daar bijna een jaar met veel motivatie aan gesleuteld, het was een grote uitdaging.’

Was het voor Robin en zijn team nog de moeite om het experiment verder te ontwikkelen? Ja, blijkt. Er was altijd de wil om te kijken of het tóch zou lukken. ‘En het lijkt erop dat het ICT afgelopen december gelukt is. Als de technische beperkingen zijn opgelost, gaan we er als team dit jaar verder mee experimenteren.’

Brede belangstelling voor project

Het is jammer dat de virtuele crisisruimte nog niet gereed staat in een maatschappij waar er zoveel behoefte is om online toch bij elkaar te zijn. ‘Het is erg actueel,’ legt Robin uit. ‘Als crisiscoördinatoren hebben we korte lijntjes met DCC (Departementaal Coördinatiecentrum Crisisbeheersing) en die wilden ook wel meekijken met het experiment. Er is belangstelling vanuit verschillende hoeken. Wat betekent dit experiment voor een crisisorganisatie?’

Terugkijkend op de gehele ervaring, zou Robin graag wat meer tijd hebben gehad om aan het experiment te besteden. ‘Het voelde nu als een beetje gehobby naast het werk, terwijl het team erg enthousiast was en de mogelijkheden groot. Maar verder denk ik dat we goede keuzes hebben gemaakt en de hulp van ICT constructief was.’

Hij kijkt positief terug op de samenwerking. ‘Het licht stond altijd op groen en veel mensen waren constructief en wilden meewerken, dat is prettig.’ Robin raadt anderen dan ook aan gebruik te maken van de stimuleringsregeling. ‘Tegenslagen horen bij het experiment, dat is helemaal niet erg. Voor een professioneel experiment op de werkvloer haalden we er veel inzichten uit. Met zo’n fonds kun je je nieuwsgierigheid inzetten om met een innovatieve blik naar de toekomst te kijken en nieuwe kennis te ontwikkelen.’

Stimuleringspremie Samen voor ontwikkeling

Heb jij ook een goed idee om het werk van jou en je collega’s leuker, slimmer of inclusiever te maken? Het A+O fonds Rijk biedt je de kans om jouw idee in de praktijk uit te voeren via de stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling.