Verandering teweegbrengen begint bij jezelf. Dat is het uitgangspunt voor het traject ‘Verbinden en Manifesteren’ van de afdeling Beoordelen en Autoriseren (B&A) van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG). ‘B&A is een afdeling met bevlogen en betrokken medewerkers die voor elke aanvraag tot de best mogelijk oplossing willen komen. Daarbij hebben we te maken met verschillende belangen en een hoge werkdruk. Dat kan soms wrijving geven. Het is heel menselijk om de oorzaak van onvrede bij de ander neer te leggen’, vertelt clustermanager Michiel Oosterwijk. ‘Terwijl je zelf ook genoeg kunt doen om de situatie te verbeteren. Daarom zijn we gestart met een verbeterproject waar het traject ‘Verbinden en Manifesteren’ onderdeel van uitmaakt.’. De stimuleringspremie Samen voor ontwikkeling van het A+O fonds Rijk droeg hieraan bij.
Pratende hoofden op een beeldscherm
Organisaties die gegevens nodig hebben uit de registraties die RvIG beheert, zoals de Basisregistratie Personen (BRP), komen terecht bij de afdeling B&A. Adviseur dienstverlening Ike Uwaoma is één van de medewerkers die contact onderhoudt met de aanvragers en de verzoeken beoordeelt. ‘Ik ben verantwoordelijk voor het coördineren van de autorisatietrajecten en kijk inhoudelijk mee op de dossiers. In deze rol voer ik veel gesprekken met afnemers. Ik weet hoe belangrijk het is om je bewust te zijn van je eigen gedrag en communicatie in het contact met zowel afnemers als interne belanghebbenden. Zeker sinds we steeds meer digitaal zijn gaan overleggen en samenwerken. Je mist daarbij een deel non-verbale communicatie. We zijn pratende hoofden op een beeldscherm geworden, terwijl emotionele en fysieke reacties net zo belangrijk zijn.’ Ike is nauw betrokken bij het veranderproject en hij organiseerde samen met de kunstenaars van Ruigoord de teamdag.
Herken je eigen gedrag en communicatiestijl
Michiel: ‘Met het overkoepelende verbetertraject werken we aan verschillende aspecten van onze dienstverlening. Dit zijn zeven sporen waarbij we inzoomen op onder andere onze producten en diensten, processen, werkwijzen, dienstverlening en dus ook op professioneel gedrag. Dit laatste valt onder het spoor ‘Verbinden en Manifesteren’. Het draait hierbij om de bewustwording van en balans tussen verbindend en manifesterend gedrag. Wanneer ben je bezig met verbinding creëren? En op welke momenten ligt je focus op het aangeven van je eigen grenzen en behoeften om resultaten te kunnen behalen? Mensen hebben van nature een bepaalde voorkeursstijl. Zodra je die bij jezelf leert herkennen en weet hoe je kunt schakelen tussen die twee, ben je beter in staat om op een positieve manier de belangen van de afnemers, het departement én de dienst te behartigen. Om dit te bereiken moet je uit je comfortzone durven stappen.’
Uit de comfortzone stappen tijdens de teamdag
‘Tijdens de teamdag zijn we zeker uit onze comfortzone gestapt’, aldus Ike. ‘Via een gedetacheerde collega kwamen we in contact met Ruigoord in Amsterdam. Vanuit de organisatie hebben we aangegeven wat onze wensen waren en wat voor soort programma daarbij past. Dit was een goede match met de activiteiten die zij aanbieden. Op die manier hebben we een compleet programma samengesteld bestaande uit twee workshoprondes. Eén gericht op verbinden en de ander op manifesteren. Na de workshops hebben we tijdens een plenaire sessie ervaringen en inzichten met elkaar gedeeld. Wat je wilde achterlaten kon je in een vuur gooien en wat je wilde meenemen schreef je op een groen blaadje. Deze groene blaadjes zijn onderdeel van een kunstboom die nu bij ons op kantoor staat.’ Michiel vult aan: ‘We eindigden de dag met een borrel, zodat we met elkaar konden napraten. De opdrachten waren soms best spannend of intensief. Denk aan het delen van persoonlijke verhalen of door middel van zang samenklank creëren. Ik was dan ook benieuwd hoe de collega’s dit zouden ervaren. Gelukkig was iedereen zeer enthousiast. Het was prettig om na de coronaperiode met elkaar iets te ondernemen en ook inhoudelijk is de dag erg waardevol geweest.’
Zelf de regie pakken
Hoe waardevol de teamdag was, blijkt onder andere uit het vervolgtraject. Michiel: ‘Bij RvIG voeren we veel overleggen, zowel intern als extern. We zijn nu bezig met het classificeren van deze overleggen in de zin van: wanneer is een overleg positief en opbouwend? Wanneer verloopt het moeizaam en voel je je niet gehoord? En waar ligt dat dan aan? Dit is deels een persoonlijke verkenning waarbij je alert bent op je eigen gedrag en de fysieke en emotionele reacties die je bij jezelf opmerkt tijdens zo’n overleg. Ook kijken collega’s soms met elkaar mee tijdens gesprekken en geven dan feedback. Daarnaast gaan we hier als afdeling actief mee aan de slag door te onderzoeken hoe we de overleggen beter kunnen sturen, zodat we er meer uithalen. De teamdag heeft ervoor gezorgd dat de medewerkers hiervoor openstaan en ze tonen lef door zich op een positieve manier te laten gelden.’ Ike kan dit beamen. Hij vertelt: ‘Tijdens de teamdag heb ik zelf ervaren wat het doet met een groep als je jezelf openstelt en meer deelt. Dit trek ik door naar mijn werk. Ik spreek me sneller uit, waardoor mogelijke knelpunten voor alle partijen duidelijk zijn en we tot een optimale oplossing kunnen komen. Dat is meteen de belangrijkste les die ik met anderen wil delen: pak zelf de regie en kijk wat jij kunt doen om veranderingen te realiseren.’
Meer plezier en voldoening uit je werk halen
‘Het scheelt dat we een sociale, veilige en open afdeling zijn’, vertelt Michiel. ‘Dit maakt het makkelijker om je kwetsbaar op te stellen en te experimenteren met verbindend en manifesterend gedrag. Die sociale veiligheid is wel een voorwaarde. Niet alleen moet je je veilig genoeg voelen om jezelf uit te spreken, je moet ook feedback durven geven op de houding en het gedrag van anderen.’ Michiel en Ike zijn het erover eens dat dit traject op die manier bijdraagt aan betekenisvol werk en meer werkplezier. Ike: ‘We zijn een uitvoeringsorganisatie. Daar horen bepaalde verwachtingen bij, maar dat betekent niet dat je zelf geen invloed hebt op je werk. Door duidelijk te zijn over de mogelijkheden en onmogelijkheden en door een goede balans te vinden tussen verbinden en manifesteren, kun je meer plezier en voldoening uit je werk halen.’
Stimuleringspremie Samen voor ontwikkeling
Heb jij ook een goed idee om het werk van jou en je collega’s leuker, slimmer of inclusiever te maken? Het A+O fonds Rijk biedt je de kans om jouw idee in de praktijk uit te voeren via de stimuleringsregeling Samen voor ontwikkeling.