Arbocatalogus Werkdruk en ongewenste omgangsvormen

Werkdruk en ongewenste omgangsvormen

Afspraken
Handreikingen

Sectorafspraken:
Risico’s inventariseren en evalueren

Ten minste eens in de drie jaar worden de risico’s rond werkdruk en ongewenste omgangsvormen geïnventariseerd en geëvalueerd. In deze RI&E besteedt de werkgever aandacht aan haar visie rond werkdruk en ongewenste omgangsvormen, de aard en omvang ervan in haar departement en de genomen beleids- en overige maatregelen rond deze thema’s. De genomen maatregelen worden opgenomen in het plan van aanpak van de RI&E. Ten minste jaarlijks wordt met de ondernemingsraad besproken of de genomen maatregelen op het gebied van het tegengaan van ongewenst gedrag doeltreffend zijn gebleken.

Werkdrukonderzoek

Ten minste eens in de drie jaar wordt een vorm van werkdrukonderzoek gehouden. De resultaten van het werkdrukonderzoek worden op de verschillende niveaus besproken en worden indien nodig vertaald naar concrete en wenselijke maatregelen.

Gedragscodes en instructies

Elke werkgever legt in het arbobeleid vast hoe ongewenst gedrag wordt tegengegaan. In dit beleid wordt concreet aangegeven:

  • De gedragsregels over wat qua onderling gedrag wel en niet getolereerd wordt en hoe dit naar iedere medewerker duidelijk wordt gecommuniceerd.
  • De opdracht aan iedere leidinggevende om maatregelen te nemen wanneer zich ongewenst gedrag tussen collega’s voordoet.
  • Hoe werknemers die last ervaren van ongewenst gedrag van collega’s op vertrouwelijke wijze en direct ondersteuning kunnen inschakelen (vertrouwenspersonen). Hoe geregeld wordt dat deze regeling bij alle werknemers bekend is.
  • Hoe de klachtenregeling ongewenst gedrag is ingericht en bekend gemaakt. De klachtenregeling is een procedure die werknemers in staat stelt een officiële klacht in te dienen wegens ongewenst gedrag en waarin gewaarborgd is dat deze klacht met de juiste zorgvuldigheid wordt afgehandeld.

Creëren van veilige werkomgeving en gebouwen

Elke werkgever draagt er zorg voor dat gebouwen en terreinen zodanig zijn ingericht dat deze zo min mogelijk gelegenheid bieden aan ongewenst gedrag (sociale veiligheid).

Scholing leidinggevenden rond werkdruk en ongewenste omgangsvormen

Elke werkgever schoolt ten minste eens in de drie jaar haar leidinggevenden in de onderwerpen werkdruk en ongewenste omgangsvormen. De scholing betreft ten minste onderricht in het herkennen van signalen van onbalans bij werknemers.

Werkoverleg

Elke leidinggevende bespreekt ten minste eens per jaar de onderwerpen werkdruk en ongewenste omgangsvormen in zijn werkoverleg met werknemers. Besproken wordt in hoeverre er op teamniveau signalen voor werkdruk en ongewenst gedrag zijn en in hoeverre er stressverhogende factoren in het werk of de wijze van samenwerking worden ervaren. Zo nodig worden maatregelen genomen. De afspraken over deze maatregelen staan in het verslag van het werkoverleg.

Analyse signalen

Elke leidinggevende let binnen zijn afdeling of groep op signalen van werkdruk van de gehele groep en van zijn individuele werknemers. Van een hoog en/of stijgend ziekteverzuim tot en met onderlinge irritaties en geklaag. Bij signalen van werkdruk gaat de leidinggevende na hoe groot de onbalans is en waar deze vandaan komt. De leidinggevende maakt een bewuste keuze tussen een aanpak van werkdruk op groepsniveau en/of het begeleiden van één (of enkele) werknemers.
De resultaten van de analyse worden besproken met de leidinggevende van de leidinggevende.

Werkdruk aanpakken

Elke werkgever die werkdruk en/of ongewenste omgangsvormen op groepsniveau gaat aanpakken, maakt bewuste keuzes ten aanzien van het proces van de aanpak. De werkgever maakt keuzes hoe  het inzicht in de onbalans verdiept wordt en hoe maatregelen bedacht, uitgevoerd en geëvalueerd worden. Het is de bedoeling om een zodanige werkdrukaanpak te kiezen, dat het proces een positieve bijdrage aan het effect van de aanpak levert.

Vergroten belastbaarheid werknemers

Elke werkgever voert beleid om de belastbaarheid van haar werknemers te vergroten. In dit beleid beschrijft de werkgever ten minste welke activiteiten worden gestimuleerd en in hoeverre deze activiteiten in tijd en financiën voor rekening van werkgever komen.

Voorlichting werkdruk en ongewenste omgangsvormen voor werknemers

Alle werknemers worden ten minste eens in de drie jaar voorgelicht over het voorkomen en verminderen van werkdruk en het tegengaan van ongewenste omgangsvormen. Deze voorlichting vergroot de bewustwording en inzicht van werknemers van de eigen werkdrukbeleving en eigen grenzen en de wijze waarop van hen verwacht wordt te handelen als zij op dit gebied problemen ervaren.

Gesprekkencyclus

In de gesprekkencyclus bespreekt elke leidinggevende ten minste eens per jaar de onderwerpen ‘werkdruk’ en ongewenste omgangsvormen met iedere werknemer. Besproken wordt in hoeverre de werknemer een balans in zijn werkdruk en stressverhogende factoren in de belasting van het werk ervaart en hoe hij zijn belastbaarheid ziet. Zo nodig worden verbeterafspraken gemaakt. De belangrijkste punten uit het gesprek worden in het verslag opgenomen.

Hulp bij werkdruk of ongewenste omgangsvormen

Elke werknemer die een onbalans ervaart kan op eigen initiatief of op initiatief van zijn leidinggevende, kosteloos vertrouwelijke hulp krijgen van een deskundige ondersteuner. Hieronder wordt ten minste verstaan: toegang tot een vertrouwenspersoon ongewenst gedrag, toegang tot een bedrijfsarts en één tot vijf adviesgesprekken met een bedrijfsmaatschappelijk werker. De gesprekken mogen tijdens werktijd worden gevoerd.

Re-integratie bij uitval

Elke werkgever besteedt in haar verzuimbeleid specifiek aandacht aan het onderwerp ‘uitval door werkdruk/ verzuim vanwege psychische klachten’. In dit beleid beschrijft de werkgever op welke wijze er bij verzuim nagegaan wordt of werkdruk en/of ongewenste omgangsvormen bij het ontstaan van het verzuim een rol speelde en zo ja, op welke wijze en hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen. Het beleid wordt ten minste eens in de drie jaar geëvalueerd.

Verantwoordelijkheid werkgever en werknemer

Bij het tegengaan van werkdruk en ongewenste omgangsvormen hebben werkgever en werknemer beiden een verantwoordelijkheid en daarbij behorende taken en mogelijkheden. In de ARBO-afspraken Rijk zijn deze expliciet benoemd.

Toelichting werkdrukmodellen

Er zijn verschillende modellen om het ontstaan van werkdruk te verklaren.
Het model waar in de definitie van werkdruk binnen het Rijk is uitgegaan, is het belasting/belastbaarheidmodel. Werkdruk is hierbij voor te stellen als een weegschaal. Aan de ene kant ‘hangt’ de belasting vanuit het werk. Aan de andere kant ‘hangt’ de belastbaarheid van een werknemer. Of de weegschaal uit balans raakt, is mede afhankelijk van de regelmogelijkheden: in hoeverre een werknemer keuzes kan en mag maken ten aanzien van zijn eigen inzet en belastbaarheid en ten aanzien van zijn werk. Daarbij is ook van belang of de werksituatie als ‘veilig’ wordt ervaren of niet: kan ik rekenen op de steun van leiding en collega’s of niet, is er sprake van goede arbeidsverhoudingen, samenwerking en communicatie. Of de onbalans tot negatieve gevolgen leidt is afhankelijk van hoe lang de onbalans duurt, van de sociale steun en van in hoeverre de werknemer tijdens of na zijn werk kan herstellen.

Bij de belasting in het werk gaat het ten eerste om wat een werknemer moet doen, ‘het geheel aan taakeisen’. Aspecten ten aanzien van kwantiteit, kwaliteit en tijd zijn van belang. Dus hoe snel, hoe goed en hoe veel een werknemer in zijn werk moet doen. Niet alleen de objectieve normen ten aanzien van deze aspecten zijn van belang, ook of de werknemer invloed heeft op deze normen en hoe de werknemer ermee omgaat, bepaalt of de belasting tot een onbalans leidt.
Verder kan het geheel aan organisatie- en personeelsbeleid een goede en gezonde basis voor werkdruk leggen. Functies en teams die goed zijn ontworpen bijvoorbeeld, en een werving & selectiebeleid waardoor de juiste persoon op de juiste plek komt te zitten.

Er zijn situaties waarin vrijwel alle werknemers binnen een team een onbalans aan werkdruk en negatieve gevolgen daarvan ervaren. Er zijn ook teams waar slechts één of enkele werknemers een onbalans ervaren. Weten welke factoren in de belasting en belastbaarheid een rol spelen is relevant om tot effectieve maatregelen te komen.

Beeldschermwerk

Arbocatalogus Agressie en geweld

Definitie van agressie en geweld
De wettelijke vereisten op het gebied van agressie en geweld
Effecten van agressie en geweld
Afspraken agressie en geweld
Wie zorgt voor de veiligheid
Bronaanpak hanteren bij de maatregelen

Werkdruk en Ongewenste Omgangsvormen (PSA)

Inleiding

In deze deelcatalogus behandelen we thema’s die tot werkstress leiden. De verzamelnaam hiervoor is Psycho Sociale Arbeidsbelasting (PSA). In de Arbocatalogus Rijk is een splitsing gemaakt in een deelcatalogus Agressie en Geweld van derden (externen) enerzijds en de deelcatalogus Werkdruk en Ongewenste Omgangsvormen anderzijds. De laatstgenoemde thema’s worden in deze deelcatalogus behandeld. Voor ongewenst gedrag van externen verwijzen we naar de deelcatalogus Agressie en Geweld.

Wat verstaan we onder werkdruk?

Werkdruk is een breed begrip. Er bestaan veel definities voor. Binnen het Rijk sluiten we aan bij de definitie in de Arbo-wet. Er is sprake van ‘werkdruk’ als werknemers stelselmatig niet of met moeite kunnen voldoen aan de eisen die worden gesteld in het werk, en geen mogelijkheden kunnen of mogen benutten om problemen op te lossen. Dus, als er sprake is van een onbalans tussen wat wordt gevraagd in het werk (de belasting) ten opzichte van persoonlijke kwaliteiten en de manier waarop de werknemer omgaat met druk (de belastbaarheid). Overigens kan structureel te weinig werk ook onvrede opleveren. Hetzelfde geldt voor werk met te weinig uitdaging of onder het kennis- en ervaringsniveau van de medewerker. Werkdruk is daarmee niet voor iedereen hetzelfde.

De risico’s die verbonden zijn aan werkdruk

Druk werk hoeft op zich geen probleem te zijn. Sterker nog, veel mensen vinden een zekere druk prettig en hebben deze nodig om tot prestaties te komen. Als er echter een onbalans ontstaat, deze te groot wordt en/of te lang duurt, dan neemt de kans op negatieve gevolgen voor organisatie en werknemer toe. Er ontstaat dan werkstress. Net als in de Arbo-wet definiëren we binnen het Rijk stress als een toestand die als negatief wordt ervaren en die lichamelijke, psychische of sociale gevolgen heeft. Dit zijn bijvoorbeeld irritaties, grote emotionele reacties bij kleine tegenslagen, conflicten met collega’s en leiding en slecht(er) slapen. Ook voor de organisatie heeft werkstress negatieve gevolgen. Verminderde prestaties van werknemers leiden tot minder kwaliteit en minder productiviteit.
De onbalans wordt objectief waargenomen (bijvoorbeeld als stapels werk zichtbaar hoger worden) en/ of wordt subjectief ervaren (bijvoorbeeld of werknemers deze stapels wel of niet vervelend vinden). De beleving van de werknemer is van belang voor het optreden van negatieve gevolgen.

Waar komt werkdruk vandaan?

Zowel in de organisatie van het werk, als de belastbaarheid van een werknemer, zijn er verschillende factoren van invloed op de (on)balans. Bij de organisatie van het werk valt te denken aan factoren als werkhoeveelheid, emotionele belasting, werkzekerheid, feedback, sociale steun (waaronder goede arbeidsverhoudingen met collega’s en leiding) en regelmogelijkheden. Bij de belastbaarheid valt te denken aan kennis, ervaring, vaardigheden, motivatie, beschikbare tijd en hoe een werknemer omgaat met druk. In de toelichting werkdrukmodellen vind je meer informatie over het ontstaan van werkdruk.

Wat verstaan we onder ongewenste omgangsvormen?

Bij ongewenste omgangsvormen op het werk gaat het om ongewenst gedrag in onderlinge verhoudingen/contacten tussen mensen op de werkvloer. Er is sprake van ongewenst gedrag zodra één van de betrokkenen het zo ervaart. Het kan daarbij gaan om:

  • fysieke agressie;
  • verbale agressie;
  • systematisch pesten;
  • (seksuele) intimidatie;
  • discriminatie.

In de toelichting ongewenste omgangsvormen vind je meer informatie over de aard en risico’s van ongewenste omgangsvormen.

De wettelijke vereisten op het gebied van Werkdruk en Ongewenste Omgangsvormen

In de Arbowet zijn werkgevers verplicht om PSA (psycho sociale arbeidsbelasting) te voorkomen en medewerkers hiertegen te beschermen. Onder PSA vallen alle factoren die bij het werk stress veroorzaken, zoals werkdruk en ongewenste omgangsvormen. De wettelijke teksten kun je opzoeken via het kopje ‘wetgeving’.

Het voeren van effectief beleid op het gebied van PSA

Deze arbocatalogus reikt maatregelen aan om het arbobeleid, per departement, op het gebied van werkdruk en ongewenste omgangsvormen in te vullen. In de arbocatalogus zijn middelen aangegeven. Het inzetten van deze middelen is vooral effectief, wanneer dit is ingebed in een planmatig arbobeleid gebaseerd op een heldere visie (RI&E). Zo moet in de Risico-inventarisatie & Evaluatie (RI&E) de risico’s van PSA in kaart worden gebracht. De maatregelen die vervolgens genomen worden om PSA tegen te gaan, moeten worden opgenomen in het plan van aanpak.

Bronaanpak hanteren bij het kiezen van maatregelen

Bij het bepalen welke maatregelen getroffen moeten worden om risico’s van PSA te voorkomen of te beperken wordt de arbeidshygiënische strategie gehanteerd. Dit betekent dat in volgorde van prioriteit de volgende alternatieven worden overwogen:

  • Maatregelen om het risico op werkdruk te voorkomen (bijvoorbeeld de taken zodanig inrichten dat medewerkers zelf de belasting kunnen reguleren, een gebouw zodanig inrichten dat er voldoende sociale controle is waardoor kans op ongewenst gedrag minder is);
  • Maatregelen om de werkdruk waar nodig te beperken. Als periodes met hoge belasting onvermijdelijk zijn, dan is het des te belangrijker dat medewerkers weerbaar zijn tegen werkdruk. Te denken valt aan maatregelen rond voorlichting en instructie, vergroten van de belastbaarheid en het bewaken van werktijd en rusttijden.
  • Maatregelen om de effecten van werkdruk waar nodig te minimaliseren. Indien stressklachten zichtbaar worden, verzuim vanwege een sterke onbalans dreigt of is begonnen, worden maatregelen ingezet om de klachten te bestrijden en het verzuim te voorkomen of te beperken. Te denken valt aan maatregelen rond het aanpassen van het werk, maatregelen die de werknemer ondersteunen bij het hanteren van de werkdruk (bijvoorbeeld inzetten van deskundigen zoals bedrijfsmaatschappelijk werk) en specifieke re-integratiebegeleiding.

Maatregelen die meerdere mensen gelijktijdig beschermen hebben de voorkeur boven maatregelen die individuele bescherming bieden. In de regel zal een combinatie van maatregelen nodig zijn om optimale bescherming te bieden.