Werkdruk en ongewenste omgangsvormen
Inleiding
In deze deelcatalogus behandelen we thema’s die tot werkstress leiden. De verzamelnaam hiervoor is Psycho Sociale Arbeidsbelasting (PSA). In de Arbocatalogus Rijk is een splitsing gemaakt in een deelcatalogus Agressie en Geweld van derden (externen) enerzijds en de deelcatalogus Werkdruk en Ongewenste Omgangsvormen anderzijds. De laatstgenoemde thema’s worden in deze deelcatalogus behandeld. Voor ongewenst gedrag van externen verwijzen we naar de deelcatalogus Agressie en Geweld.
Wat verstaan we onder werkdruk?
Werkdruk is een breed begrip. Er bestaan veel definities voor. Binnen het Rijk sluiten we aan bij de definitie in de Arbo-wet. Er is sprake van ‘werkdruk’ als werknemers stelselmatig niet of met moeite kunnen voldoen aan de eisen die worden gesteld in het werk, en geen mogelijkheden kunnen of mogen benutten om problemen op te lossen. Dus, als er sprake is van een onbalans tussen wat wordt gevraagd in het werk (de belasting) ten opzichte van persoonlijke kwaliteiten en de manier waarop de werknemer omgaat met druk (de belastbaarheid). Overigens kan structureel te weinig werk ook onvrede opleveren. Hetzelfde geldt voor werk met te weinig uitdaging of onder het kennis- en ervaringsniveau van de medewerker. Werkdruk is daarmee niet voor iedereen hetzelfde.
De risico’s die verbonden zijn aan werkdruk
Druk werk hoeft op zich geen probleem te zijn. Sterker nog, veel mensen vinden een zekere druk prettig en hebben deze nodig om tot prestaties te komen. Als er echter een onbalans ontstaat, deze te groot wordt en/of te lang duurt, dan neemt de kans op negatieve gevolgen voor organisatie en werknemer toe. Er ontstaat dan werkstress. Net als in de Arbo-wet definiëren we binnen het Rijk stress als een toestand die als negatief wordt ervaren en die lichamelijke, psychische of sociale gevolgen heeft. Dit zijn bijvoorbeeld irritaties, grote emotionele reacties bij kleine tegenslagen, conflicten met collega’s en leiding en slecht(er) slapen. Ook voor de organisatie heeft werkstress negatieve gevolgen. Verminderde prestaties van werknemers leiden tot minder kwaliteit en minder productiviteit.
De onbalans wordt objectief waargenomen (bijvoorbeeld als stapels werk zichtbaar hoger worden) en/ of wordt subjectief ervaren (bijvoorbeeld of werknemers deze stapels wel of niet vervelend vinden). De beleving van de werknemer is van belang voor het optreden van negatieve gevolgen.
Waar komt werkdruk vandaan?
Zowel in de organisatie van het werk, als de belastbaarheid van een werknemer, zijn er verschillende factoren van invloed op de (on)balans. Bij de organisatie van het werk valt te denken aan factoren als werkhoeveelheid, emotionele belasting, werkzekerheid, feedback, sociale steun (waaronder goede arbeidsverhoudingen met collega’s en leiding) en regelmogelijkheden. Bij de belastbaarheid valt te denken aan kennis, ervaring, vaardigheden, motivatie, beschikbare tijd en hoe een werknemer omgaat met druk. In de toelichting werkdrukmodellen vind je meer informatie over het ontstaan van werkdruk.
Wat verstaan we onder ongewenste omgangsvormen?
Bij ongewenste omgangsvormen op het werk gaat het om ongewenst gedrag in onderlinge verhoudingen/contacten tussen mensen op de werkvloer. Er is sprake van ongewenst gedrag zodra één van de betrokkenen het zo ervaart. Het kan daarbij gaan om:
- fysieke agressie;
- verbale agressie;
- systematisch pesten;
- (seksuele) intimidatie;
- discriminatie.
De wettelijke vereisten op het gebied van Werkdruk en Ongewenste Omgangsvormen
In de Arbowet zijn werkgevers verplicht om PSA (psycho sociale arbeidsbelasting) te voorkomen en medewerkers hiertegen te beschermen. Onder PSA vallen alle factoren die bij het werk stress veroorzaken, zoals werkdruk en ongewenste omgangsvormen. De wettelijke teksten kun je opzoeken via het kopje ‘wetgeving’.
Het voeren van effectief beleid op het gebied van PSA
Deze arbocatalogus reikt maatregelen aan om het arbobeleid, per departement, op het gebied van werkdruk en ongewenste omgangsvormen in te vullen. In de arbocatalogus zijn middelen aangegeven. Het inzetten van deze middelen is vooral effectief, wanneer dit is ingebed in een planmatig arbobeleid gebaseerd op een heldere visie (RI&E). Zo moet in de Risico-inventarisatie & Evaluatie (RI&E) de risico’s van PSA in kaart worden gebracht. De maatregelen die vervolgens genomen worden om PSA tegen te gaan, moeten worden opgenomen in het plan van aanpak.
Bronaanpak hanteren bij het kiezen van maatregelen
Bij het bepalen welke maatregelen getroffen moeten worden om risico’s van PSA te voorkomen of te beperken wordt de arbeidshygiënische strategie gehanteerd. Dit betekent dat in volgorde van prioriteit de volgende alternatieven worden overwogen:
- Maatregelen om het risico op werkdruk te voorkomen (bijvoorbeeld de taken zodanig inrichten dat medewerkers zelf de belasting kunnen reguleren, een gebouw zodanig inrichten dat er voldoende sociale controle is waardoor kans op ongewenst gedrag minder is);
- Maatregelen om de werkdruk waar nodig te beperken. Als periodes met hoge belasting onvermijdelijk zijn, dan is het des te belangrijker dat medewerkers weerbaar zijn tegen werkdruk. Te denken valt aan maatregelen rond voorlichting en instructie, vergroten van de belastbaarheid en het bewaken van werktijd en rusttijden.
- Maatregelen om de effecten van werkdruk waar nodig te minimaliseren. Indien stressklachten zichtbaar worden, verzuim vanwege een sterke onbalans dreigt of is begonnen, worden maatregelen ingezet om de klachten te bestrijden en het verzuim te voorkomen of te beperken. Te denken valt aan maatregelen rond het aanpassen van het werk, maatregelen die de werknemer ondersteunen bij het hanteren van de werkdruk (bijvoorbeeld inzetten van deskundigen zoals bedrijfsmaatschappelijk werk) en specifieke re-integratiebegeleiding.
Maatregelen die meerdere mensen gelijktijdig beschermen hebben de voorkeur boven maatregelen die individuele bescherming bieden. In de regel zal een combinatie van maatregelen nodig zijn om optimale bescherming te bieden.
Toelichting werkdrukmodellen
Er zijn verschillende modellen om het ontstaan van werkdruk te verklaren.
Het model waar in de definitie van werkdruk binnen het Rijk is uitgegaan, is het belasting/belastbaarheidmodel. Werkdruk is hierbij voor te stellen als een weegschaal. Aan de ene kant ‘hangt’ de belasting vanuit het werk. Aan de andere kant ‘hangt’ de belastbaarheid van een werknemer. Of de weegschaal uit balans raakt, is mede afhankelijk van de regelmogelijkheden: in hoeverre een werknemer keuzes kan en mag maken ten aanzien van zijn eigen inzet en belastbaarheid en ten aanzien van zijn werk. Daarbij is ook van belang of de werksituatie als ‘veilig’ wordt ervaren of niet: kan ik rekenen op de steun van leiding en collega’s of niet, is er sprake van goede arbeidsverhoudingen, samenwerking en communicatie. Of de onbalans tot negatieve gevolgen leidt is afhankelijk van hoe lang de onbalans duurt, van de sociale steun en van in hoeverre de werknemer tijdens of na zijn werk kan herstellen.
Bij de belasting in het werk gaat het ten eerste om wat een werknemer moet doen, ‘het geheel aan taakeisen’. Aspecten ten aanzien van kwantiteit, kwaliteit en tijd zijn van belang. Dus hoe snel, hoe goed en hoe veel een werknemer in zijn werk moet doen. Niet alleen de objectieve normen ten aanzien van deze aspecten zijn van belang, ook of de werknemer invloed heeft op deze normen en hoe de werknemer ermee omgaat, bepaalt of de belasting tot een onbalans leidt.
Verder kan het geheel aan organisatie- en personeelsbeleid een goede en gezonde basis voor werkdruk leggen. Functies en teams die goed zijn ontworpen bijvoorbeeld, en een werving & selectiebeleid waardoor de juiste persoon op de juiste plek komt te zitten.
Er zijn situaties waarin vrijwel alle werknemers binnen een team een onbalans aan werkdruk en negatieve gevolgen daarvan ervaren. Er zijn ook teams waar slechts één of enkele werknemers een onbalans ervaren. Weten welke factoren in de belasting en belastbaarheid een rol spelen is relevant om tot effectieve maatregelen te komen.