a. Afwegingskader kantoorpanden

BIJLAGE A: AFWEGINGSKADER KANTOORPANDEN

  1. Uitgangspunt is dat de benutbare capaciteit van kantoren tijdelijk aangepast dient te worden. Voor het bepalen van de benutbare capaciteit wordt gebruik gemaakt van bijlagen B bij dit protocol.
  2. Per pand wordt de maximaal benutbare capaciteit opnieuw bepaald (Pandgebonden facilitair dienstverlener in overleg met Rijksvastgoedbedrijf). Hierbij wordt ook gekeken naar bezoekers, met name voor die panden met een publieksfunctie (bijv. balies IND).
  3. Voor hoogbouwpanden wordt per pand bepaald welke verdiepingen van het pand worden gebruikt/afgesloten op basis van de liftcapaciteit rekening houdend met eventuele specifieke functies op verdiepingen (pandgebonden facilitair dienstverlener).
  4. De kantoorcapaciteit wordt opnieuw vastgesteld op basis van:
    • Werkplekplattegrond
    • Vergader- en overlegvoorzieningen
    • Capaciteit ondersteunende ruimtes
    • Capaciteit van liften (rekening houdend met de luchtverversing) en trappen
    • Installaties (RVB), ICT-voorzieningen (IDV-P)
  5. Per pand wordt de basisbezetting (aanwezigheid vanuit vitale en kritische processen) van dat pand bepaald, waardoor inzichtelijk is wat de basiscapaciteit en de overige beschikbare capaciteit is (Pandgebonden facilitair dienstverlener en gebruikersvertegenwoordiger/regievoerder).
  6. Voor gebouwen met meerdere gebruikers brengt de pandgebonden facilitair dienstverlener in beeld in welke verdeling van beschikbare werkplekken de verhouding zou uitvallen tussen gebruikers gebaseerd op de oorspronkelijke verdeling van m2.
  7. De gebruikers maken voor zichzelf inzichtelijk welk deel van de gevraagde capaciteit noodzakelijk is, welk deel gewenst maar niet strikt noodzakelijk is en welk deel (nog) niet noodzakelijk is (moeten, kunnen, mogen) en hoe zij dit over de eigen organisatie verdelen.
  8. De benutbare capaciteit per pand wordt gematcht met de noodzakelijke en de gewenste behoefte (DGOO, pandgebonden facilitair dienstverlener, rijksvastgoedbedrijf).
  9. Indien de match niet past binnen de benutbare capaciteit dan vindt de afweging plaats of de resterende behoefte nuttig en noodzakelijk is en of deze door middel van aanpassingen aan het pand kan worden gefaciliteerd (waarbij de benutbare capaciteit wordt vergroot) en op welke termijn en tegen welke kosten dat acceptabel is, afgezet tegen een scenario dat de periode van thuiswerken voor deze groep voor wie (nog) geen plaats is, verder wordt verlengd (pandgebonden facilitair dienstverlener, gebruikersvertegenwoordiger, DG Overheidsorganisatie).

b. Uitvoeringsrichtlijnen 1,5 metersamenleving” in de Rijkskantoren geserviced door de CDV’s

BIJLAGE B: UITVOERINGSRICHTLIJNEN “1,5 METERSAMENLEVING” IN DE RIJKSKANTOREN GESERVICED DOOR DE CDV’S

Hierna worden de kaders/richtlijnen uitgewerkt die er voor zorgen dat we conform de “1,5 metersamenleving” op een veilige en gezonde manier kunnen werken in de Rijkskantoren. De vier concerndienstverleners Rijk (CDV’s) hebben deze gezamenlijk opgesteld voor het gebruik van kantoorpanden. Hierin zijn ook eisen op het gebied van techniek en veiligheid vanuit het Rijksvastgoedbedrijf opgenomen. Deze kaders/richtlijnen gelden voor alle rijkskantoren, dus ook voor panden met een eigen facilitair dienstverlener en panden met een DBFM-constructie

Het aanhouden van 1,5 meter afstand moet zoveel mogelijk ‘als vanzelf’ gaan. Streven is om deze afstand met fysieke maatregelen te ondersteunen en/of met markeringen en borden erop te wijzen. De medewerkers hebben ook een eigen verantwoordelijkheid in het veilig gebruik van de werkomgeving.

Hieronder volgen tien onderwerpen met kaders/richtlijnen.

  1. Relevante aspecten voor aantal medewerkers dat in een pand aanwezig mag zijn.
    • Indien we vanuit het Kabinet mogen opschalen, doen we dat fasegewijs
    • Op basis van evaluatie wordt beoordeeld of verder kan worden opgeschaald, waarbij het aantal beschikbare werkplekken in een pand leidend is.
    • Afhankelijk van het onderzoek door ICT-organisaties en primaire processen of systemen verruiming aan kunnen en onderzoek door de CDV of de facilitaire dienstverlening gewaarborgd kan worden (ook in afstemming met ketenpartners zoals bijvoorbeeld de RBO), kan op pandniveau bepaald worden om openingstijden te verruimen naar 07:00 tot 21:00 uur, zodat dienstonderdelen de keuze kunnen maken om in shifts te kunnen werken.
    • Shifts kennen vaste bloktijden i.v.m. tussentijdse schoonmaak (i.v.m. gebruik van dezelfde werkplekken).
    • CDV bepaalt i.o.m. de gebruikersvertegenwoordiging in het pand de vaste bloktijden van de shifts.
    • Als een medewerker naar kantoor komt, gaat deze naar het kantoor behorende bij zijn/haar plaats van tewerkstelling.
    • Uitzondering hierop is het deelnemen aan een overleg op een andere locatie.
    • Aanlandplekken worden niet gefaciliteerd.
    • Zone 3 NKBR (FIOD, ILT, DUO, ed.) wordt via maatwerk ingeregeld (1,5 metersamenleving is ook daar van toepassing)
  2. Werkplekken
    Alleen die plekken met een afstand van minimaal 1,5 meter tot elke andere werkplek en tot een gangpad of ander ‘passerend verkeer’ zijn veilig. Deze afstand kan ook worden gerealiseerd door het afplakken van werkplekken die niet gebruikt dienen te worden. Een (flex-)werkplek is een bureau en bureaustoel en is voorzien van een beeldscherm. De werkplekken zijn gemarkeerd voor gebruik of als niet te gebruiken.Kaders werkplekken:
    • Het activiteit gerelateerd werkplekconcept wordt tijdelijk losgelaten. Dat betekent dat een medewerker in principe op een dag één werkplek kiest (en niet op basis van zijn activiteiten op verschillende soorten werkplekken werkt).
    • Een werkplek bestaat uit een in hoogte verstelbaar bureau, bureaustoel en een beeldscherm.
    • Markering bepaalt gebruik van de werkplek.
    • Werkplekken staan minimaal 1,5 meter uit elkaar.
    • Aan het einde van de werkdag worden de werkplekken schoongemaakt. Per dag worden er in principe geen werkplekken gedeeld. In het geval er in shifts gewerkt wordt op dezelfde werkplekken, dan tussen de shifts extra schoonmaakronde of medewerkers vragen zelf schoon te maken.
    Alternatief (afhankelijk van beschikbaarheid): juiste schoonmaakmiddelen incl. gebruiksinstructie per etage beschikbaar. Verplicht te gebruiken, toezicht door lijnmanagement.
  3. Schoonmaak en hygiëne
    Er wordt gezorgd dat er voldoende schoonmaakmiddelen, zoals doekjes en spray, aanwezig zijn zodat medewerkers zelf in staat worden gesteld hun werkomgeving schoon te houden tijdens het werk. Met de schoonmaakorganisaties worden centraal en per pand afspraken gemaakt over een geïntensiveerde schoonmaak. Extra aandacht voor schone contactvlakken is essentieel om besmetting te voorkomen. Daarbij gaat het om werkoppervlaktes, lichtknoppen, deurknoppen, kranen, trapleuningen, balies, koffieautomaten en overige tastpunten. De schoonmaakfrequentie voor gezamenlijk gebruikte ruimtes zoals ontvangstruimtes, vergaderzalen, kantines, eetzalen en sanitaire ruimtes wordt waar nodig verhoogd. Naast schoonmaak helpt goed en tijdig ventileren van gebouwen bij het terugdringen van besmettingsrisico’s.
  4. Vergaderzalen
    In de vergaderzalen zal eveneens moeten worden gemeten wat 1,5 meter precies betekent. In afstemming met IDV’s zal worden onderzocht of en waar er mogelijkheden liggen om het aantal VC-ruimten te vergroten en/of (extra) grotere webex-schermen (of vergelijkbare schermen geplaatst kunnen worden met als doel het schakelen tussen thuis en kantoor te vergroten. Op pandniveau kan eventueel met lokale gebruikers worden afgesproken dat alleen zij bepaalde vergaderzalen mogen gebruiken.
    Kaders vergaderzalen
    • Vergaderingen zo veel mogelijk digitaal, tenzij…
    • Er is sprake van een vergaderzaal als er minimaal 4 vergaderplaatsen in de ruimte zijn op basis van de 1,5 meter norm. Looppaden voldoen eveneens aan deze minimale norm zodat de zitplaats veilig kan worden benaderd.
    • Looplijnen worden door middel van markering aangebracht.
  5. Gangen, trappen
    Gangen en trappen zijn mogelijk al snel de beperkende factor. Exacte informatie over aantallen, maatvoering en daarmee de mogelijkheid tot eenrichtingsverkeer is eventueel uit tekeningen af te leiden. Als eenrichtingsverkeer mogelijk is, vormen gangen en trappen géén beperkende factor. Waar mogelijk worden in- en uitgangen van panden gescheiden. Als een gang minimaal 3 meter breed is, is die gang veilig te gebruiken voor tweerichtingsverkeer.
    Kaders trappen en gangen:
    • Uitgangspunt bij verticale verplaatsing in een pand: neem de trap!
    • In gebouwen met meerdere trappenhuizen wordt elk trappenhuis eenrichtingsverkeer.
    • Verkeersregels bepalen het voorrangsbeleid (uitgaand verkeer gaat voor op inkomend verkeer, afdalend verkeer gaat voor op opgaand verkeer, enz.)
    • Gangen eenrichtingsverkeer (looprichting aangegeven d.m.v. aanduiding)
    • Brede gangpaden (>3 meter) tweerichtingsverkeer d.m.v. belijning en aanduiding looprichting)
  6. Toegankelijkheid voor mensen met een beperking
    Er zal per pand gekeken worden op welke wijze mensen met een beperking (visueel, gehoor, minder valide) op een veilige manier naar het werk kunnen komen.
  7. Algemene ruimten
    De bezetting op de kantoren zal fors lager zijn. De sanitaire voorziening zal daarom geen knelpunt zijn. Schoonmaakonderhoud wordt regulier voortgezet. In algemene ruimten wordt de schoonmaakfrequentie verhoogd. Dit kan door middel van opschalen schoonmaakcapaciteit of door beschikbaar stellen van schoonmaak en/of persoonlijke beschermingsmiddelen (sprays/gel, papieren doekjes, en dergelijke).
    Ten aanzien van koffie- en theevoorzieningen, printerruimten en dergelijke zal gewerkt worden met belijning om de afstand van minimaal 1,5 meter te borgen. Ook hier is extra aandacht en zorg voor hygiëne een voorzorgsmaatregelen door tissues te verstrekken.
    In restauratieve voorzieningen die open zijn worden de zitplaatsen beperkt (1,5 meter afstand tussen de stoelen en de tussenruimtes met andere tafels).
    Kaders algemene ruimten:
    • Catering beperken tot lunchpakketten of beperkt assortiment tegen betaling via pin.
    • Aantal zitplaatsen in restaurant beperken (1,5 meter norm).
    • Bij drankautomaten, printerruimtes e.d. wordt belijning aangebracht.
    • Daar waar apparatuur met de hand moet worden bediend worden papieren tissues beschikbaar gesteld / desinfecterende gel (indien op voorraad). Van groot belang blijven de algemene hygiëne maatregelen (handen wassen, niet met handen in gezicht, niezen in elleboog, geen handen schudden).
    • Inpandige rookruimten afgesloten houden.
    • Opschaling schoonmaakonderhoud algemene ruimten.
  8. Kaders BHV
    • De BHV-bezetting is altijd gegarandeerd door de verantwoordelijke van de BHV-organisatie.
  9. Overige kaders
    • Open- en sluitrondes door RBO aangepast aan opening- en sluitingstijden van panden.
    • Postrondes worden niet meer gelopen. Digitaal tenzij, dan af- en ophalen fysieke in- en uitgaande post bij de receptie/servicebalie.
    • Onderzoek om deuren anders dan met de hand te moeten openen.
    • Externe bezoekers alleen indien noodzakelijk op afspraak toegang tot het pand.
    • Balies en uitgiftecounters worden zo veel mogelijk voorzien van beschotting (plexiglas).
    • Belijning en stickeren uniform (communicatie levert pakket aan) en in samenwerking met RIjksvastgoedbedrijf.
  10. Veiligheid gebouwen en installaties
    Het aanbrengen van voorzieningen en wijzigingen van de inrichting in gebouwen kan gevolgen hebben van bouw en installatietechnische aard, die van nadelige invloed kunnen zijn op veiligheid en prestatieniveau van het gebouw en de installaties. Hieronder volgen enige aanwijzingen voor oplossingsrichtingen in hoofdlijnen:

    1. Kantoren;
      a. Bij de indeling van de werkplekken moet rekening worden gehouden met ruimte voor de toegangsweg daar naartoe langs andere werkplekken;
      b. Het aanbrengen van (semi)permanente voorzieningen waarvoor werkzaamheden door een aannemer moeten worden verricht, mag uitsluitend in overleg met en met instemming van het Rijksvastgoedbedrijf plaatsvinden. Bijvoorbeeld ophangen van schermen aan plafonds kan gevaar, letsel en schade opleveren bij bezwijken of bezwaarlijk zijn uit oogpunt van brandveiligheid.
    2. Algemene ruimten:
      a. Het aanbrengen van (semi)permanente voorzieningen waarvoor werkzaamheden door een aannemer moeten worden verricht, wordt ontraden.
    3. Verkeersruimten.
      a. Het aanbrengen van (semi)permanente voorzieningen waarvoor werkzaamheden door een aannemer moeten worden verricht, wordt ontraden;
      b. Vluchtwegen, vluchtwegmarkering en brandcompartimentering moeten intact blijven. Modificaties zijn uitsluitend mogelijk in overleg met en instemming van het Rijksvastgoedbedrijf;
      c. Het zicht op vluchtwegmarkering moet in stand blijven, zoals in de oorspronkelijke situatie.
  11. Transporttechniek: Liften en roltrappen Liften
    De liften vragen extra aandacht. De minimale afstand van 1,5 meter is ook in liften van toepassing. Het gebruik van liften zal worden ontmoedigd c.q. door handig toepassen van looproutes worden medewerkers naar de trappenhuizen geleid. Mogelijk kan naar de programmering van liften worden gekeken.
    Kaders liften
    • De aanwijzing om 1,5 m afstand te houden houdt in de meeste gevallen in dat er slechts 1 of 2 personen in een liftcabine mogen staan. Het verlies aan vervoerscapaciteit is dan 80% – 90%.
    • Opstelling van wachtende personen op onderlinge afstand 1,5 m vraagt ca. 2,5 m2 vloeroppervlak per persoon, waarvoor onder normale omstandigheden van 0,5 m2 (bij grote drukte) tot 0,75 m2 per persoon kan worden uitgegaan. Ook hier is dus sprake van 70% tot 80% verlies. Het verlies aan wachtruimte is acuut merkbaar. Dit is in tegenstelling tot het verlies aan vervoerscapaciteit dat pas indirect tot uitdrukking komt in langere wachttijden, die uiteindelijk tot stuwing in de liftlobby’s leiden. De ruimte in de liftlobby’s voor wachtende personen in combinatie met personen die de liften verlaten, schiet onder deze condities meestal te kort voor een volledige bezetting van het gebouw.
    • Openstelling van kantoren voor substantiële of volledige bezetting is alleen mogelijk wanneer trapgebruik als primaire verticale verkeersweg wordt toegepast, door bijvoorbeeld een verbod op het gebruik van liften voor personen zonder lichamelijke functiebeperking. Dit is slechts realistisch toepasbaar voor gebouwen met maximaal 4 bouwlagen of bij gebruik van alleen de onderste 4 bouwlagen.
    • Het voorgaande heeft met name consequenties voor hoogbouw, zeker wanneer daarin sprake is van ‘aan een hogere bouwlaag gebonden’ huisvesting van diensten of specifieke functies. Maatwerk kan worden toegepast na een nadere beoordeling van de situatie, technisch advies en berekening van effect van de oplossing.
    Roltrappen
    In een beperkt aantal grote kantoorgebouwen zijn roltrappen aanwezig. Ook voor roltrappen geldt dat de maximale capaciteit niet benut kan worden. 1,5 meter afstand betekent dat tussen twee personen op een roltrap minimaal 4 treden onbezet moeten blijven; een reductie van ca. 75% van de capaciteit. De vervoerscapaciteit van roltrappen is echter zeer groot. In de praktijk zal in kantoorgebouwen deze reductie geen ernstige consequenties hebben.
    Kaders roltrappen
    • Regelmatig desinfecteren leuningbanden;
    • Plaatsen bordjes met te volgen aanwijzingen over gebruik roltrap;
    • Markeren van de treden, waarop men mag staan.;
    • Eventueel bij een op- en neergaande roltrap, die direct naast elkaar liggen een fysieke scheiding plaatsen, maar uitsluitend in overleg met het Rijksvastgoedbedrijf;
    • Looproutemarkering aanbrengen.
  12. Luchtbehandeling & Klimaattechniek
    Er zijn in algemene zin geen maatregelen nodig aan luchtbehandelingsinstallaties. De reden hiervoor is het ontbreken van een aerogene overdracht over grote afstand door de lucht middels zwevende deeltjes, zogenaamde aerosolen. Dit blijkt bij het virus niet voor te komen zoals blijkt uit de informatie van het RIVM. Gehoeste of genieste druppels met virus geraken niet bij of in de luchtbehandelingsinstallatie, en de installaties vereisen daarom geen maatregelen. Wel kan het nodig zijn bepaalde instellingen van de regeling van de klimaatinstallaties aan te passen aan het nieuwe gebruik van het pand. Door de toename van thuiswerken en de anderhalve meter afstand zal de bezetting van kantoren sterk gereduceerd zijn. Soms zullen verdiepingen nauwelijks in gebruik zijn. De ventilatiecapaciteit is daarmee sterk verhoogd en zal de komende periode ruim voldoende zijn. Vanuit energetisch oogpunt verdient het aanbeveling om hier gepaste afschakeling van de lokale installaties toe te passen.