Het kabinet heeft gevraagd aan sectoren binnen de maatschappij om een protocol op te stellen over de wijze waarop wordt voldaan aan de eisen die de bestrijding van COVID-19 stelt, de zogenaamde 1,5 meter- samenleving. De Rijksdienst is aangemerkt als een van de 26 sectoren, waarvoor een protocol moet worden opgesteld.
De Rijksdienst omvat een groot aantal organisatie-onderdelen met zeer uiteenlopende taken en werkzaamheden die cruciaal zijn voor het functioneren van de Nederlandse samenleving. Er werken ruim 120.000 medewerkers. In dit protocol zijn de rijksbrede kaders geformuleerd op basis waarvan zij de komende periode op een gezonde en veilige manier hun werk kunnen doen. Ministeries vertalen deze waar nodig door naar hun eigen organisatie-onderdelen.
Het protocol ziet op huisvesting en facilitaire dienstverlening, vervoer, personeel en ICT. Waar nodig worden afspraken in het protocol vastgelegd in nadere procedures en werkafspraken. Bij het protocol hoort een draaiboek over de wijze waarop het protocol ten uitvoer wordt gebracht.
Voor de afbakening van de Rijksdienst is aangesloten bij de CAO Rijk. Daarmee is het protocol van toepassing op de werkgevers die vallen onder de sector Rijk. Dit protocol is niet van toepassing op het Defensie- apparaat en op zbo’s met eigen rechtspersoonlijkheid.
Met het oog op veiligheid en beheersbaarheid geschiedt de (her)ingebruikname en de opschaling van het gebruik van panden fasegewijs, gedoseerd en geregisseerd. Panden worden fasegewijs in gebruik genomen en de opschaling van het aantal aanwezige personen geschiedt trapsgewijs, waarbij steeds wordt gemonitord of de getroffen maatregelen effect hebben en de veiligheid gewaarborgd blijft.
De totale benutbare capaciteit van kantoren zal sterk afnemen als gevolg van de 1,5 meterregel. De precieze afname van de capaciteit verschilt per pand en is onder meer afhankelijk van de indeling van de kantoorwerkgebieden, de vormgeving en omvang van decentrale ondersteunende ruimtes en de maximale (doorstroom)capaciteit van liften, trappen, tourniquets, doorgangen, en het gebruik van de zitcapaciteit in de overleg- en vergaderzalen. Met name bij panden waar sprake is van hoogbouw (gebruik liften), bureaus relatief dicht op elkaar staan of gangen relatief smal zijn neemt de capaciteit sterk af.
De maximaal benutbare capaciteit wordt per pand bepaald door de pandgebonden CDV op basis van gemeenschappelijk overeengekomen afwegingscriteria en uitvoeringsrichtlijnen voor gebruik, zoals opgenomen in bijlage a en b. Hierbij wordt ook gekeken naar bezoekers, met name voor die panden met een publieksfunctie (bijv. balies IND).
Aspecten die van invloed zijn op de benutbare capaciteit van kantoren:
De vier concerndienstverleners Rijk (CDV’s) hebben gezamenlijk uitvoeringsrichtlijnen opgesteld voor het gebruik van kantoorpanden. Hierin zijn ook eisen op het gebied van techniek en veiligheid vanuit het Rijksvastgoedbedrijf opgenomen. Deze richtlijnen zijn opgenomen in bijlage b en gelden voor alle rijkskantoren, dus ook voor panden met een eigen facilitair dienstverlener en panden met een DBFM-constructie.
Voor elk pand wordt op basis van dit protocol en de uitvoeringsrichtlijnen voor gebruik een plan gemaakt door de pandgebonden CDV1 in nauwe samenwerking met de gebruikersvertegenwoordiger en het Rijksvastgoedbedrijf. De kern van het plan is het vaststellen van de maximaal benutbare capaciteit en de wijze waarop het gezond en veilig kan worden gebruikt en daarmee dus kan worden voldaan aan de richtlijnen van het RIVM. Hierna worden per partij de rol en de verantwoordelijkheid nader toegelicht. Deze rolverdeling is vastgelegd in het rijkshuisvestingsstelsel voor kantoren.
De Concerndienstverleners Rijk (CDVs) hebben veel kennis van de panden en ervaring met de praktische inrichting en afstemming van huisvesting en facilitaire voorzieningen binnen de panden. Zij stemmen onderling hun werkwijze af, zodat eenduidigheid van definities en uitgangspunten zoveel mogelijk is gegarandeerd. Een aantal panden maakt voor de facilitaire voorzieningen gebruik van een eigen dienstverlener. Ook voor deze panden met eigen dienstverleners geldt dit protocol.
Op pandniveau dragen de pandgebonden CDV’s en overige facilitaire dienstverleners zorg voor:
Op grond van dit protocol wordt de benutbare capaciteit per pand bepaald door de pandgebonden CDV. In het geval een pand meerdere gebruikers heeft, wordt de benutbare capaciteit toegedeeld naar rato van de vigerende contractuele verdeling, tenzij gebruikers onderling anders overeenkomen. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruikers om binnen de eigen organisatie de toegedeelde benutbare capaciteit te verdelen. Hierbij kan en mag de maximaal benutbare capaciteit van het pand niet worden overschreden. Gebruikers tonen zich bewust van het feit dat de BedrijfsHulpVerlening (BHV) een kritieke functie is en dragen zorg voor een toereikende aanwezigheid van BHV-ers per pand. Gebruikers stemmen de te nemen maatregelen op het gebied van beveiliging en veiligheid af met de departementale BVA.
Degene die door de CDV is aangewezen als verantwoordelijke voor het gebruiksplan van het betreffende pand.
Naast kantoren beschikt de Rijksdienst ook over een groot aantal bijzondere gebouwen, zogenaamde specialties, waaronder gevangenissen, laboratoria en bijzondere objecten van Rijkswaterstaat. In de meeste van deze specialties vinden vitale processen plaats en is in de afgelopen periode doorgewerkt en is al tijdelijk invulling gegeven aan de richtlijnen van het RIVM op het gebied van afstand en hygiëne. Departementen zijn zelf verantwoordelijk voor aanvullende of specifieke bepalingen ten aanzien van de specialties en komen in overleg met de facilitair dienstverlener tot een plan voor het gebruik van deze specialty. Daarbij maken zij gebruik van dit Rijksprotocol en de in bijlage b opgenomen richtlijn voor het gebruik, die is opgesteld door de vier CDV’s.
De schoonmaakorganisatie werkt volgens het door het RIVM opgestelde protocol. De contractuele afspraken voor het betreffende pand worden aangehouden waarbij rekening wordt gehouden met de bijzondere omstandigheid van de corona crisis. Denk hierbij aan verminderde schoonmaak op verdiepingen waar geen activiteiten plaatsvinden en intensivering van schoonmaak daar waar de grote logistieke stromen van bewoners plaatsvindt. Hierover vindt afstemming plaatst tussen CDV en schoonmaakorganisatie.
Werkplek: De werkplek vereist extra aandacht vanuit de te nemen 1,5 meter maatregelen. De werkplek wordt volgens het geldende contract schoongemaakt. Daarnaast reinigt de gebruiker zelf zijn werkplek bij aanvang van zijn werk en bij het, voor langere tijd, verlaten van zijn werkplek. Dit biedt de gebruiker de mogelijkheid om in control te zijn over de reinheid van de werkplek. Hiertoe worden reinigingsmiddelen (conform RIVM norm) ter beschikking gesteld waarmee de werkplek optimaal kan worden gereinigd. De ruimtes van de werkplekken worden voorzien van een duidelijke handleiding voor de gebruiker betreffende de schoonmaak van de gehele werkplek. Voor een mogelijk besmettingsgeval bestaat al een schoonmaakprotocol dat van toepassing blijft.
Overige ruimtes en gangen: De panden worden ruim voorzien van mogelijkheden om de handen op eenvoudige wijze te reinigen, te beginnen bij de ingangen van het pand. Dit geldt ook voor reinigingsmiddelen in andere ruimtes dan de werkplek zoals vergaderruimtes. In het Corona Pand Plan (CPP) dat per pand wordt opgesteld wordt helder omschreven welke middelen waar aanwezig zijn en hoe controle plaatsvindt op voldoende aanwezigheid van de middelen.
Alleen in bijzondere gevallen en in goed overleg tussen CDV en schoonmaakorganisatie kan van deze uitgangspunten worden afgeweken.
Voor de Coronacrisis reisde ongeveer 75% van de rijksambtenaren met het openbaar vervoer naar het werk, ongeveer 15% met de auto en ongeveer 10% met de fiets (2). Met een personeelsbestand van een kleine 140.000 mensen gaat het dagelijks om een groot aantal reisbewegingen, zeker van en naar locaties waar veel rijkswerkgelegenheid is geconcentreerd (3).
Besluitvorming over de capaciteit van het openbaar vervoer en wie ervan gebruik mag maken bepaalt of rijksambtenaren voor hun werk (woon/werkverkeer, dienstreizen) van het OV-gebruik kunnen maken.
Het kabinet hanteert de volgende basisregels op het gebied van mobiliteit voor de samenleving:
Uiteraard leeft de Rijksdienst deze basisregels na. Het kabinet streeft ernaar dat mensen met cruciale beroepen en werkzaam in vitale processen van het OV-gebruik kunnen maken om naar hun werk te gaan.
Rijksambtenaren die tot deze categorie behoren kunnen dus met het OV (blijven) reizen. Overigens werken binnen de Rijksdienst ook tal van mensen in cruciale beroepen vanuit huis.
Voor de overige rijksambtenaren geldt tot dusverre de regel dat zij thuis moeten werken. Wanneer dit beleid wordt opgeheven kunnen zij naar hun werk reizen en dienstreizen maken naar gelang er capaciteit is in het OV en andere modaliteiten. Dit kan verschillen per regio, waardoor per locatie zal moeten worden gekeken of en op welke wijze medewerkers deze op een verantwoorde manier kunnen bereiken. In algemene zin is het streven van het rijk om het OV zo min mogelijk te belasten.
Alle sectoren is gevraagd een mobiliteitsplan te ontwikkelen gericht op het verminderen van mobiliteit. Voor het rijk zal op korte termijn een plan worden uitgewerkt met een pakket vervoersbeperkende maatregelen dan wel maatregelen die het OV ontzien, waarbij in elk geval wordt gekeken naar:
a) Stimulering fiets: Stimulering aanschaf e-bikes door verhoging bijdrage werkgever (via individueel keuzebudget) en pilot met leasefietsen
b) Sturen op evenredige verspreiding over de week (verlagen werkpieken op maandag, dinsdag en donderdag);
c) Vergroten van vergaderplekken (1,5 meter proof) ten koste van werkplekken;
d) Verder stimuleren/faciliteren thuiswerken;
e) Prioriteringsvolgorde bepalen naast cruciale functies (rijksvoorkeursvolgorde);
f) Uitbreiding parkeermogelijkheden;
g) Data-onderzoek woon-werk;
h) Uitbreiding werktijden;
i) Bloktijden openstelling functiegroepen.
(2) Bron: P-direkt. De gepresenteerde cijfers vormen het gemiddelde voor de gehele Rijksdienst. De mobiliteitsmix verschilt per pand. Voor werklocaties in sommige grote steden is het percentage OV hoger dan 75%, voor sommige lastig met OV bereikbare locaties een stuk lager.
(3) Bijvoorbeeld Utrecht CS en Den Haag CS.
Een goed functionerende Rijksdienst met continuïteit van dienstverlening is randvoorwaardelijk voor het functioneren van de Nederlandse samenleving. Cruciaal hiervoor is de veiligheid, gezondheid en het sociaal welbevinden van medewerkers, waarvoor de rijksoverheid als werkgever verantwoordelijk is. Op dit punt brengt de Coronacrisis een aantal nieuwe uitdagingen met zich mee
Binnen de rijksoverheid is een grote groep medewerkers met een cruciaal beroep of werkzaam in een vitaal proces. Velen van hen hebben de afgelopen periode doorgewerkt op hun werklocatie. Voor hen zijn gaandeweg reeds maatregelen ontwikkeld gericht op hygiëne en 1,5 meter afstand houden. Velen van hen hebben een beroep, waarbij zij ook in de afgelopen periode contact hadden met mensen of waarvan het wenselijk is dat dit binnenkort gaat gebeuren. Denk aan medewerkers van de Dienst justitiële inrichtingen, weginspecteurs van Rijkswaterstaat, inspecteurs van de diverse inspecties, personeel aan balies etc. Voor deze groep wordt op korte termijn nagegaan – in lijn met de richtlijnen van het RIVM – of en wat rijksbreed (aanvullend) geregeld moet worden, zodat zij veilig hun werk kunnen blijven doen (o.a. beschermingsmiddelen). Dit slaat neer in een paragraaf van de arbeidscatalogus voor het rijk inzake gezond en veilig werken in relatie tot COVID-19. Departementen zorgen zelf voor procedures en maatregelen, zodat medewerkers – ook in relatie tot COVID-19 – gezond en veilig hun werkzaamheden kunnen verrichten en leggen deze zonodig voor aan de departementale medezeggenschap.
Een grote groep rijksambtenaren heeft in de periode vanaf 13 maart van de een op de andere dag volledig thuisgewerkt, waarbij een grote groep mensen dit heeft gecombineerd met opvang van kinderen en thuisonderwijs. In de weken na 13 maart is een pakket maatregelen getroffen om de medewerkers arboverantwoord te laten thuiswerken:
Inmiddels is duidelijk dat de periode waarin voor een grote groep medewerkers geheel of voor een substantieel deel van hun tijd zullen thuiswerken langer duurt dan bij de aanvang van de crisis was voorzien. Bovendien is de verwachting gerechtvaardigd dat veel medewerkers in de toekomst structureel meer thuis zullen werken dan zij voor de Coronacrisis deden. In verband hiermee is besloten de reeds getroffen maatregelen structureel te maken en op onderdelen het verstrekken van voorzieningen te vergemakkelijken om thuiswerken arboverantwoord te maken en hiermee te voldoen aan de zorgplicht van de werkgever.
In de komende periode wordt meer in brede zin nagedacht hoe medewerkers thuis en/of op het werk te faciliteren dat zij zo goed mogelijk hun werk kunnen doen. Hierbij gaat het niet alleen over arbomaatregelen, maar ook bijvoorbeeld ICT-dienstverlening en stabiele thuisapplicaties.
Medewerkers uit kwetsbare groepen hebben recht op extra bescherming. Om veilig en gezond te kunnen werken is het voor deze groep medewerkers altijd van extra belang om aandacht te besteden aan het zorgvuldig opvolgen van bestaande hygiënerichtlijnen, procedures en protocollen geldend voor de uitvoering van het werk. Het kan zijn dat tijdens de corona-uitbraak aanvullende voorzorgsmaatregelen en instructies nodig zijn. Er zijn situaties denkbaar waarin het werk wél een verhoogd gezondheidsrisico oplevert en extra bescherming redelijkerwijs of in praktische zin niet te realiseren is. In die gevallen verplicht de wet de werkgever om, na een goede risico-inschatting, medewerkers met verhoogde kwetsbaarheid vrij te stellen van de desbetreffende werkzaamheden en waar mogelijk vervangend werk aan te bieden.
Voor medewerkers die niet van het OV gebruik kunnen of willen maken en niet met de fiets kunnen komen en die met een eigen motorvoertuig willen reizen in deze bijzondere omstandigheden is in de Rijksbrede richtlijnen werkgevers sector Rijk in verband met het coronavirus (COVID-19) een regeling getroffen die in beginsel ook voor medewerkers uit kwetsbare groepen geldt. In schrijnende situaties voor deze groep kan desgewenst maatwerk worden afgesproken.
Buiten de door het RIVM aangewezen kwetsbare groepen zijn er ook andere groepen die aandacht verdienen:
Voor deze groepen kunnen geen generieke afspraken worden gemaakt, maar dient maatwerk te worden geleverd. Het is aan departementen en het management om een goede invulling te geven aan de werkgeversrol voor elk van deze medewerkers.
Het is aan ministeries en hun dienstonderdelen om te bepalen wie er naar het werk mogen komen binnen de beschikbare capaciteit van OV en van werklocaties. Als hulpmiddel hiervoor kan onderscheid gemaakt worden naar drie categorieën:
ICT is cruciaal voor het functioneren van de Rijksdienst. De Coronacrisis heeft genoodzaakt tot snelle aanpassing aan de nieuwe realiteit. De belangrijkste opgave was, net als voor andere sectoren in de maatschappij, om grootschalig thuiswerken mogelijk te maken, waar ICT- dienstverlening tot dusverre voornamelijk gericht was op de werkplek.
Binnen enkele weken na het uitbreken van de Coronacrisis zijn de volgende maatregelen in gang gezet:
De verwachting is dat als gevolg van de coronacrisis het werken binnen de Rijksdienst voor veel mensen blijvend verandert. Dit betekent dat de in de afgelopen periode getroffen maatregelen moeten worden bestendigd en uitgebouwd. Onderstaande plaat schetst de nieuwe situatie en geeft de domeinen en aandachtspunten weer.
De richting waarin de komende periode verder wordt gewerkt:
Thuis
Kantoor
Ambulant
Hybride samenwerken
Informatiebeveiliging & privacy