Aan de slag met de aanpak van werkdruk

In het project ‘Werkdruk in Balans’ gingen leidinggevenden en medewerkers actief aan de slag met de aanpak van werkdruk. Hun gezamenlijk doel was het vinden van een balans tussen werkbelasting en de belastbaarheid van de medewerkers. De uitkomsten van het project kunnen van nut zijn voor managers en medewerkers die succesvol werkdrukproblemen in hun organisatie willen aanpakken. Het project is ondertussen afgerond.

Weegschaal met aan linkerkant elementen met woord ‘belasting’ (factor tijd, roostermanagement, activiteiten analyse), aan de rechterkant elementen met woord ‘belastbaarheid (resultaatgericht samenwerken, integrale teams, management development)

Duurzaam werken bij het rijk

Aanleiding voor het project ‘Werkdruk bij het Rijk’ was een te hoge werkdruk, dat een probleem vormde bij de rijksoverheid. Met  dit project van het A+O fonds Rijk gingen medewerkers en leidinggevenden zelf concreet aan de slag met werkdruk. Door anders te leren kijken én doen, slaagden zij er in werkdruk beheersbaar te maken en te houden.

Het kan ook anders

In de periode van juni 2008 tot juli 2009 werden in totaal negen verschillende pilots uitgevoerd bij vier rijksonderdelen. De ervaringen die zijn opgedaan hebben geleid tot diverse handreikingen en instrumenten. Ook rijksonderdelen kunnen gebruik maken van deze instrumenten bij het aanpakken van werkdruk. De belangrijkste instrumenten worden beschreven in deze publicatie (uit 2010): ‘Het kan ook anders’.

Twaalf succesfactoren voor werkdrukbeheersing

De passende aanpak van werkdruk is altijd maatwerk. Een organisatie die een start wil maken met werkdrukbeheersing doet er goed aan om eerst de aard, omvang en oorzaken van werkdruk in beeld te brengen. Op basis van goede voorbereiding en analyse aan de hand van ‘het werkdrukmodel’ kan een plan van aanpak worden opgesteld. Vervolgens ‘samen aan de slag, niet alleen denken maar vooral ook doen’. Nu krijgen medewerkers de kans hun eigen ideeën en initiatieven echt handen en voeten te geven.

De belangrijkste twaalf succesfactoren voor werkdrukbeheersing zijn:

  1. Zorg voor voldoende inzicht in de problemen die spelen. Een goede analyse van de stand van zaken vooraf levert inzicht en houvast voor het verdere traject. Keuzes kunnen beter worden onderbouwd.
  2. Zet het project goed neer in de organisatie. Een project voor werkdrukbeheersing moet aansluiten bij de ontwikkelingen en initiatieven in de organisatie en mag daarmee zeker niet conflicteren.
  3. Stel een interne projectgroep in en werk met een plan van aanpak. Denk aan maatregelen op individueel, team/afdeling- en organisatieniveau. Besteed aandacht aan de samenhang tussen strategie, structuur en cultuur van de organisatie, aan de rol van gedrag, sociale processen en aan betekenisgeving.
  4. Zorg voor voldoende slagkracht en draagvlak. Voor slagkracht en draagvlak is het wenselijk dat managementteam, middenkader en medewerkers in de projectgroep vertegenwoordigd zijn.
  5. Een goede procesbegeleider is essentieel. Neem bij voorkeur een procesbegeleider van buiten de afdeling of organisatie vanwege de neutraliteit. De rol van de procesbegeleider is medewerkers stimuleren te denken in mogelijkheden in plaats van problemen, sturen op concrete resultaten, anticiperen op knelpunten in het samenspel en bieden van handreikingen.
  6. Betrek management, middenkader en werkvloer bij het project. De blijvende betrokkenheid van management, middenkader en werkvloer is cruciaal en medebepalend voor het succes van het project. Ook hun voorbeeldgedrag levert een belangrijke bijdrage.
  1. Leer door te doen en doe ervaring op met teams/afdelingen. Bedenk niet te veel vanachter het bureau, maar doe liever ervaring op met kleinere experimenten. Begin op kleinere schaal bij één team of afdeling en rol daarna desgewenst uit naar de rest van de organisatie.
  2. Kies voor een bottom-up aanpak. Goede ideeën komen vaak van de werkvloer. Door medewerkers een stem te geven en die serieus te nemen, ontstaat meer draagvlak. Bovendien worden medewerkers zich meer bewust van hun eigen verantwoordelijkheden en regelmogelijkheden.
  3. Maak gebruik van praktische ervaring van anderen. De deelnemers aan de pilots van het project ‘Werkdruk bij het Rijk’ hebben een beter inzicht gekregen in de werkdrukproblematiek en mogelijke oplossingen voor hun organisatie. Alle pilotorganisaties gaan verder met vervolgtrajecten, ook samen met andere teams of afdelingen. De praktijkvoorbeelden vormen daarbij een belangrijke inspiratiebron.
  4. Besteed aandacht aan goede communicatie. Met goede communicatie creëer je steun voor de nieuwe aanpak/werkwijze. Leidinggevenden en medewerkers hebben vaak behoefte aan betere onderlinge afstemming, samenwerking en communicatie binnen teams en de eigen afdeling, maar vooral ook met andere afdelingen.
  5. Benut de kracht van behaalde successen. Een goed verandertraject is vooral mensenwerk. Elke organisatie is uniek. Bij het aanpakken van werkdruk is het succes van het project in grote mate afhankelijk van de steun en inzet van de mensen zelf.
  6. Veranker het project in de organisatie. Voer het project stap voor stap uit met verschillende geledingen uit de organisatie. Worden nut en noodzaak van de oplossingen ingezien, dan verloopt invoering van verbeteringen soepeler.

Meer informatie

Het project ‘Werkdruk in Balans’ is begeleid door adviseurs van het Expertisecentrum Organisatie en Personeel. De concrete aanpak van werkdrukproblemen is afhankelijk van de specifieke situatie en daardoor altijd maatwerk. Het A+O fonds Rijk financierde dit project, dat ondertussen is afgerond.

Contact

Naam contactpersoon project: Yvonne Salden
E-mailadres: y.salden@caop.nl
Telefoonnummer: 06 52 09 07 95

Waarom A+O fonds Rijk dit belangrijk vindt

De rijksoverheid wil een werkgever zijn die zorg draagt voor de duurzame inzetbaarheid van haar   medewerkers. Het A+O fonds Rijk vindt het belangrijk hierin een rol te spelen. Door dit project en de handreikingen die daaruit zijn ontstaan helpt het A+O fonds Rijk medewerkers en leidinggevenden een beter inzicht te krijgen in de factoren van werkdruk en de mogelijkheden om dit aan te pakken.